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Ausschreibung: Deutschland Scanning Stadtverwaltung Heilbronn -Aktenscan - DEU-Heilbronn
Scanning
Dokument Nr...: 286429-2026 (ID: 2026042700583201052)
Veröffentlicht: 27.04.2026
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DEU-Heilbronn: Deutschland Scanning Stadtverwaltung Heilbronn -Aktenscan
2026/S 81/2026 286429
Deutschland Scanning Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan
OJ S 81/2026 27/04/2026
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1. Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1. Verfahren
Titel: Stadtverwaltung Heilbronn - Aktenscan
Beschreibung: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der
Stadtverwaltung Heilbronn
Kennung des Verfahrens: 65a60b57-bd02-4707-8821-14af44454952
Interne Kennung: HN 10/10/26
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
2.1.2. Erfüllungsort
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
2.1.4. Allgemeine Informationen
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv - offenes Verfahren
2.1.6. Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Auftragsunterlagen
5. Los
5.1. Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung
Heilbronn
Beschreibung: Digitalisierung der im Stadtgebiet Heilbronn befindlichen Akten aus sämtlichen
Bereichen der Verwaltung (zunächst Ausländerakten, dann Bau- und Leistungsakten) mit dem
Ziel, die bestehenden Papierakten 1:1 zu ersetzen. Der Umfang beträgt schätzungsweise
200.000 Blätter (Vorder- und Rückseite)/Woche. Es handelt sich hierbei um eine
Kalkulationsgröße, nicht um eine garantierte Liefermenge. Über diese Ausschreibung soll ein
Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 48 Monaten erreicht werden.
Interne Kennung: LOT-0001 HN 10/10/26
5.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
5.1.2. Erfüllungsort
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
5.1.3. Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/07/2026
Laufzeit: 48 Monate
5.1.6. Allgemeine Informationen
Vorbehaltene Teilnahme:
Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
Zusätzliche Informationen: Da es sich bei den Akten aus dem Rahmenvertrag mit 48-
monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung Heilbronn um Inhalte mit
höchst personenbezogenen Daten handelt (Ausländerakten, Sozialakten,..), wird hiermit
gemäß § 47 (5) VgV darauf hingewiesen, dass die Dienstleistung des Scannens der Akten
vom Bieter selbst ausgeführt werden muss.
5.1.7. Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9. Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten
Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer
Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff.
2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter
/Bewerber: - nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen hat, die seine
Zuverlässigkeit als Bieter/Bewerber in Frage stellt, - die gewerblichen Voraussetzungen für die
Ausführung der angebotenen Leistung erfüllt, in die Handwerksrolle, das Berufsregister oder
das Register der Industrie- und Handelskammer seines Sitzes oder Wohnsitzes oder der nach
Maßgabe der Rechtsvorschriften seines Landes zuständigen Stelle eingetragen ist
(Registerauszug erforderlich!), - eine gültige Betriebs- und Berufshaftpflichtversicherung
abgeschlossen hat. (Nachweis erforderlich!)
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten
Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer
Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff.
2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8) Eigenerklärungen darüber vorzulegen, dass der Bieter/
Bewerber: weder die Eröffnung eines Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen
Verfahrens über sein Vermögen beantragt hat, noch dass ein solches Verfahren eröffnet ist
oder mangels Masse abgelehnt wurde, sich nicht in Liquidation befindet., seinen
Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung nachgekommen ist, in den letzten 2 Jahren nicht gem. § 6 Satz 1 oder 2
Arbeitnehmerentsendegesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer
Geldstrafe von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 EUR belegt
worden ist. Bedingungen für die Auftragsvergabe: Die Bieter geben mit Abgabe Ihres
Angebotes im Formular Angebot VgV 8 Ziffer 2.2.3 (in den Vergabeunterlagen) folgende
Erklärung ab: - Verpflichtungserklärung für öffentliche Aufträge, die vom
ArbeitnehmerEntsendegesetz erfasst werden, zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau
und Dienstleistungen nach den Vorgaben des Tariftreue- und Mindestlohngesetzes für
öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Landestariftreue- und Mindestlohngesetz
LTMG) bzw. -die nicht vom Arbeitnehmerentsendegesetz (AEntG) erfasst werden oder auf die
der Tarifvertrag nach dem AEntG keine Anwendung findet, mindestens den Vorgaben des
Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Absatz 2 Satz 2 MiLoG erlassenen
Rechtsverordnung entspricht.
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Sofern der Bieter im bundesweiten
Präqualifikationssystem registriert ist, Angabe des Zertifizierungscodes oder Vorlage einer
Kopie des gültigen Zertifikates. Ist noch keine Zertifizierung erfolgt, sind mit dem Angebot (Ziff.
2.2.6 des Angebotsschreibens VgV 8 ) folgende Eigenerklärungen vorzulegen: - Tabellarische
Aufstellung mit den in Ziff. 2.2.6 geforderten Mindestangaben über die Ausführung von
Leistungen des Unternehmens in den letzten drei Jahren, die mit der zu vergebenden Leistung
qualitativ und quantitativ vergleichbar sind, gerechnet vom Tag des Fertigstellungstermins der
Leistung an. Mindestanforderung: Zum Nachweis der Leistungsfähigkeit des Bieters ist
mindestens eine Referenz vorzulegen, die in Art (n.M. öffentlicher Auftraggeber und vgl.
Aktenarten), Umfang und Anforderung bez.TR-RESI-Konformität mit dem ausgeschriebenen
Auftrag vergleichbar ist; mehrere Referenzen mit geringerem Umfang können berücksichtigt
werden, sofern diese in ihrer Summe (ca. 10.000.000 Blätter/Jahr) vergleichbar sind. Die
vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter
Präqualifizierung zu erfüllen
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung Bezug Russland: - 05 VgV 9-1
Erklärung Russlandsanktionen
Kriterium: Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten
Informationen
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Vorlage Datensicherheitskonzeptes: Die Bieter haben
mit Angebotsabgabe ein Datensicherheitskonzept gemäß Artikel 32 DSGVO mit technischen
und organisatorischen Maßnahmen, die gewährleisten, dass bei Verarbeitung von
personenbezogenen Daten, den Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)
Rechnung getragen wird und der Datenschutz eingehalten wird, vorzulegen.
Kriterium: Werkzeuge, Anlagen oder technische Ausrüstung
Beschreibung des Auswahlkriteriums: Tabellarische Aufstellung über die dem Unternehmen
für die Ausführung der zu vergebenden Leistung zur Verfügung stehende technische
Ausrüstung. Mindestanforderung: Für die letzten drei Jahre. Die vorstehend zur
Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen sind auch bei erfolgter Präqualifizierung
zu erfüllen.
Kriterium: Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Beschreibung des Auswahlkriteriums: - Tabellarische Aufstellung über die Zahl der beim
Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, gegliedert nach Lohngruppen
mit gesondert ausgewiesenem technischen Leitungspersonal. Mindestanforderung: Für die
letzten drei Jahre. Die vorstehend zur Eigenerklärungen genannten Mindestanforderungen
sind auch bei erfolgter Präqualifizierung zu erfüllen.
5.1.10. Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Beschreibung: siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen.
Kriterium:
Art: Qualität
Beschreibung: siehe Bewertungsmatrix in den Vergabeunterlagen
5.1.11. Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.subreport.de/E73944941
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
Name: Ausschließliche Bieterkommunikation über subreport.
URL: https://www.subreport.de/E73944941
5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.subreport.de/E73944941
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 26/05/2026 09:45:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit,
Mitteleuropäische Sommerzeit
Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 30 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf
nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Die Bieter werden einmalig aufgefordert innerhalb einer Frist von 6
Kalendertagen, gerechnet vom Tag nach Absendung der Aufforderung evtl. fehlende,
unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere
Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu
vervollständigen oder zu korrigieren oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene
Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Geschieht dies innerhalb der gesetzten
Frist nicht, wird das Angebot vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Die Aufforderung wird
über die Vergabeplattform subreportELVIS versandt, die nachgeforderten Unterlagen sind
vom Bieter auf der Vergabeplattform subreportELVIS einzustellen. Zur Fristwahrung ist der
rechtzeitige upload auf der Vergabeplattform subreportELVIS maßgeblich.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungstermin: 26/05/2026 09:45:00 (UTC+02:00) Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische
Sommerzeit
Ort des Eröffnungstermins: Öffnung entspr. § 55 VgV durch zwei Vertreter des Auftraggebers
ohne Beisein der Bieter.
Eröffnungstermin Beschreibung: Es sind ausschließlich digitale Angebote über www.
subreport.de/E73944941 einzureichen
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte
Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Da es sich bei den Akten aus dem
Rahmenvertrag mit 48-monatiger Laufzeit zum Scannen von Akten der Stadtverwaltung
Heilbronn um Inhalte mit höchst personenbezogenen Daten handelt (Ausländerakten,
Sozialakten,..), wird hiermit gemäß § 47 (5) VgV darauf hingewiesen, dass die Dienstleistung
des Scannens der Akten vom Bieter selbst ausgeführt werden muss.
Es ist eine Geheimhaltungsvereinbarung erforderlich: nein
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15. Techniken
Rahmenvereinbarung:
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierngspräsidium Karlsruhe
Informationen über die Überprüfungsfristen: Informations- und Wartepflicht (§ 134 GWB
Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter,
deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens,
dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen
Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des
Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen
keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor
die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein
Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Abs. 1 geschlossen
werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich
die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der
Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und
Bewerber kommt es nicht an. (3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das
Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wegen besonderer Dringlichkeit
gerechtfertigt ist. Satz 2 nicht zitiert, da irrelevant. Einleitung des Verfahrens vor der
Vergabekammer, Antrag (§ 160 GWB): (1) Die Vergabekammer leitet ein
Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein
Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen
Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriftengeltend macht.
Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der
Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist
unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem
Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist
nach § 134 Abs. 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung
benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur
Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage
nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen,
vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des
Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2. §134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt
Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt: Stadt Heilbronn
Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt: Stadt
Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
8. Organisationen
8.1. ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Heilbronn Rechtsamt - Zentrales Vergabemanagement -
Registrierungsnummer: Berichtseinheit-ID 00000358
Postanschrift: Moltkestr. 35
Stadt: Heilbronn
Postleitzahl: 74072
Land, Gliederung (NUTS): Heilbronn, Stadtkreis (DE117)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabemanagement@stadt-heilbronn.de
Telefon: 0 71 31 56 2190
Internetadresse: http://www.heilbronn.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die einen Offline-Zugang zu den Vergabeunterlagen bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1. ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierngspräsidium
Karlsruhe
Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Stadt: Karlsruhe
Postleitzahl: 76137
Land, Gliederung (NUTS): Karlsruhe, Stadtkreis (DE122)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de
Telefon: +497219268730
Fax: +497219263985
Internetadresse: http://rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1. ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des
Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 83112a5b-4574-4ddd-a2a8-186189bdd581 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 23/04/2026 14:37:04 (UTC+02:00)
Osteuropäische Zeit, Mitteleuropäische Sommerzeit
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
ABl. S Nummer der Ausgabe: 81/2026
Datum der Veröffentlichung: 27/04/2026
Referenzen:
http://rp-karlsruhe.de/servlet/PB/menu/1159131/index.html
https://www.subreport.de/E73944941
http://www.heilbronn.de
http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202604/ausschreibung-286429-2026-DEU.txt
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