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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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72310000 - Datenverarbeitung
79999100 - Scanning
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DEU-Berlin: Deutschland Datenverarbeitung Scanleistungen / Aktendigitalisierung 2026/S 30/2026 102237 Deutschland Datenverarbeitung Scanleistungen / Aktendigitalisierung OJ S 30/2026 12/02/2026 Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Dienstleistungen 1. Beschaffer 1.1. Beschaffer Offizielle Bezeichnung: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH E-Mail: manuela.menger@vivantes.de Rechtsform des Erwerbers: Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Gesundheit 2. Verfahren 2.1. Verfahren Titel: Scanleistungen / Aktendigitalisierung Beschreibung: Scanleistung/Aktendigitalisierung Kennung des Verfahrens: 66b53a72-04f7-4ccf-a53d-f5371df57523 Interne Kennung: VSG-SEK-2026-05 Verfahrensart: Offenes Verfahren Das Verfahren wird beschleunigt: nein 2.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72310000 Datenverarbeitung Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning 2.1.2. Erfüllungsort Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 2.1.4. Allgemeine Informationen Zusätzliche Informationen: #Bekanntmachungs-ID: CXP4Y67MB1D# Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU vgv - 2.1.6. Ausschlussgründe Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung, Auftragsunterlagen Verstoß gegen die in den rein innerstaatlichen Ausschlussgründen verankerten Verpflichtungen: Alle Ausschlussgründe gemäß der gesetzlichen Regelungen nach §§ 123, 124 GWB: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__123.html; https://www.gesetze-im- internet.de/gwb/__124.html 5. Los 5.1. Los: LOT-0001 Titel: Scanleistungen / Aktendigitalisierung Beschreibung: Vivantes betreibt seit 2014 ein digitales Archiv- und Dokumentenmanagementsystem (nachfolgend Archivsystem bezeichnet) und archiviert dort alle patientenbezogenen klinischen und administrativen Akten sowie u. a. auch Verwaltungsakten, Buchhaltungsunterlagen und Projektakten. Tochtergesellschaften und Unternehmen im Kooperationsverbund haben eigene Instanzen im Archivsystem. Die Scanleistung soll unter anderem für die Digitalisierung von Personalakten, Patientenakten, Studienakten, sowie Unterlagen des betriebsärztlichen Diensts, erbracht werden. Die Scanleistung muss für Papierakten an einem Standort auf dem Gelände der AG erfolgen (Betrieb als Servicestelle). Die digitalisierten Dokumente müssen automatisiert an die jeweilige Instanz des vorhandenen Archivsystem der AG übergeben werden. Interne Kennung: VSG-SEK-2026-05 5.1.1. Zweck Art des Auftrags: Dienstleistungen Haupteinstufung (cpv): 72310000 Datenverarbeitung Zusätzliche Einstufung (cpv): 79999100 Scanning 5.1.2. Erfüllungsort Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland 5.1.3. Geschätzte Dauer Datum des Beginns: 07/04/2026 Enddatum der Laufzeit: 31/03/2028 5.1.4. Verlängerung Maximale Verlängerungen: 2 Weitere Informationen zur Verlängerung: Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um jeweils ein Jahr, sofern nicht die Auftraggeber, vertreten durch die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH, einzeln oder gemeinsam der Verlängerung schriftlich widersprechen. Die erste automatische Verlängerung erfolgt um ein Jahr bis zum 31.03.2029. Die zweite automatische Verlängerung erfolgt um ein weiteres Jahr bis zum 31.03.2030. 5.1.6. Allgemeine Informationen Vorbehaltene Teilnahme: Teilnahme ist nicht vorbehalten. Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein Zusätzliche Informationen: 1. Die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH hat die Vivantes Service GmbH beauftragt, alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem zentralen Einkauf für die Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH einschließlich ihrer Tochtergesellschaften zu erbringen. Dies umfasst insbesondere die Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen / Vergabeverfahren bis zur Auftragsvergabe / Zuschlagserteilung. Die Vivantes Service GmbH ist dabei bevollmächtigt, im Namen und auf Rechnung der Vivantes Netzwerk für Gesundheit GmbH sowie ihrer Tochtergesellschaften zu handeln und für sie Verträge abzuschließen. 2. Die Bieter werden auf die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen gem. § 1 Abs. 2 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz bzw. zur Zahlung Mindestlohnes von EUR 14.84 brutto gem. § 1 Abs. 4 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer hingewiesen. Einzelheiten ergeben sich aus dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz. 3. Allgemeine Rückfragen und Bieterfragen sind ausschließlich per E-Mail an die unter Ziffer I.1. angegebene E-Mail-Adresse zu richten. Telefonische Bieteranfragen werden nicht beantwortet. 4. Angebote und Verfahrenskorrespondenz sind nur in deutscher Sprache zulässig 5.1.7. Strategische Auftragsvergabe Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung 5.1.9. Eignungskriterien Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung Kriterium: Referenzen zu bestimmten Arbeiten Beschreibung des Auswahlkriteriums: Vorlage von 3 bis zu 6 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzangaben gemäß Formblatt über die Digitalisierung von Patientenakten. Hiervon müssen mindestens 3 Referenzen den Mindestanforderungen entsprechen. Der Auftraggeber prüft die eingereichten Referenzen so lange Stück für Stück ab, bis er 3 ordnungsgemäße Referenzen zusammen hat. Genügen am Ende nicht mindestens 3 von den maximal 6 eingereichten Referenzen den Mindestanforderungen, wird der Bieter als ungeeignet ausgeschlossen. Mindestanforderungen: 1. Auftragnehmer der durch den Bieter eingereichten Referenzangabe ist ein Krankenhausunternehmen mit mindestens 1000 Betten 2. Scanvolumen pro Monat: mind. 100.000 Belege (beidseitig) 3. Belegerkennung 4. Übergabe der digitalen Dokumente an ein Fremd-Archivsystem (Archivsystem beim Auftraggeber, das nicht vom Auftragnehmer selber entwickelt und geliefert wurde oder vom Auftragnehmer beim Auftraggeber betrieben wird) 5. Datenschutzrechtliche Vernichtung im Auftragsumfang enthalten Die Referenzleistung muss nicht abgeschlossen sein, jedoch zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe eine Restlaufzeit von mindestens 12 Monaten aufweisen. Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: aktueller Handelsregister- oder entsprechender Firmenregisterauszug des Herkunftslandes, nicht älter als 1 Jahr ab Zeitpunkt der Angebotsabgabe (z.B. in Form eines Internet-Ausdrucks mit Datumsangabe); Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder - standards Beschreibung des Auswahlkriteriums: Nachweis der Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001:2000 bzw. einer aktuelleren Fassung der DIN EN ISO 9001-Norm oder gleichwertiger Art (z. B. eigenes QM-Handbuch) Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Eigenerklärung zum Fehlen von Ausschlussgründen zur Teilnahme am Wettbewerb gemäß Formblatt 3; Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Besondere Vertragsbedingungen und Eigenerklärung zur Tariftreue, Mindestentlohnung und Sozialversicherungsbeiträgen gemäß Anlage 5; Kriterium: Eintragung in das Handelsregister Beschreibung des Auswahlkriteriums: Besondere Vertragsbedingungen und Eigenerklärung zur Förderung von Frauen entsprechend den Regelungen der Berliner Frauenförderungsverordnung gemäß Anlage 5; 5.1.10. Zuschlagskriterien Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Wertungsrelevante Gesamtsumme Teil 1 Beschreibung: Preis Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 55,00 Kriterium: Art: Preis Bezeichnung: Wertungsrelevante Gesamtsumme Teil 2 Beschreibung: Preis Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 5,00 Kriterium: Art: Qualität Bezeichnung: Umsetzungs- und Lösungsbeschreibung Beschreibung: Qualität Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Prozentanteil, genau) Zuschlagskriterium Zahl: 40,00 5.1.11. Auftragsunterlagen Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 09/03/2026 23:59:59 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D /documents Ad-hoc-Kommunikationskanal: URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D 5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe Bedingungen für die Einreichung: Elektronische Einreichung: Erforderlich Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch Elektronischer Katalog: Nicht zulässig Varianten: Nicht zulässig Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig Frist für den Eingang der Angebote: 16/03/2026 12:00:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Dauer, während der das Angebot gültig bleiben muss: 12 Wochen Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nach Ermessen des Käufers können einige fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden. Zusätzliche Informationen: Vivantes behält sich gem. § 56 Abs. 2 VgV vor, fehlende Unterlagen nachzufordern. Ein Anspruch des Bieters besteht nicht. Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung: Eröffnungstermin: 16/03/2026 12:05:00 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Auftragsbedingungen: Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Da der Auftraggeber zur Einhaltung des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG) in seiner jeweils aktuellen Fassung verpflichtet ist, werden Bieter auf die entsprechenden Pflichten zur Einhaltung der Vertragsbedingungen (u.a. die Pflicht zur Einhaltung von Tarifverträgen sowie zur Zahlung eines Mindestlohnes im Rahmen der Auftragsdurchführung sowie die Frauenförderung) hingewiesen. Die Bieter haben sämtliche Pflichten/ Vertragsbedingungen des BerlAVG bei der Auftragsausführung einzuhalten/ zu akzeptieren. Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich Aufträge werden elektronisch erteilt: nein Zahlungen werden elektronisch geleistet: nein 5.1.15. Techniken Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung Informationen über das dynamische Beschaffungssystem: Kein dynamisches Beschaffungssystem Elektronische Auktion: nein 5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung Überprüfungsstelle: Vergabekammer des Landes Berlin Informationen über die Überprüfungsfristen: Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)). Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB). Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH 8. Organisationen 8.1. ORG-0001 Offizielle Bezeichnung: Vivantes - Netzwerk für Gesundheit GmbH Registrierungsnummer: 11-2100031000-94 Postanschrift: Aroser Allee 72-76 Stadt: Berlin Postleitzahl: 13407 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland E-Mail: manuela.menger@vivantes.de Telefon: 030130114851 Internetadresse: https://www.vivantes.de Rollen dieser Organisation: Beschaffer Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt 8.1. ORG-0002 Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Berlin Registrierungsnummer: 11-1300000V00-74 Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105 Stadt: Berlin Postleitzahl: 10825 Land, Gliederung (NUTS): Berlin (DE300) Land: Deutschland Kontaktperson: Vergabekammer des Landes Berlin E-Mail: vergabekammer@senweb.berlin.de Telefon: +49 3090138316 Fax: +49 3090137613 Rollen dieser Organisation: Überprüfungsstelle 8.1. ORG-0003 Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83 Stadt: Bonn Postleitzahl: 53119 Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22) Land: Deutschland E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de Telefon: +49228996100 Rollen dieser Organisation: TED eSender Informationen zur Bekanntmachung Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 4676aa07-ada8-4d6d-83d1-d877eb859823 - 01 Formulartyp: Wettbewerb Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung Unterart der Bekanntmachung: 16 Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 11/02/2026 14:07:48 (UTC+01:00) Mitteleuropäische Zeit, Westeuropäische Sommerzeit Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch ABl. S Nummer der Ausgabe: 30/2026 Datum der Veröffentlichung: 12/02/2026 Referenzen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y67MB1D/documents https://www.vivantes.de http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202602/ausschreibung-102237-2026-DEU.txt |
