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Ausschreibung: Deutschland Scanning Rahmenvertrag Aktendigitalisierung - DEU-Euskirchen
Datenarchivierung
Archivierung
Scanning
Dokument Nr...: 314227-2025 (ID: 2025051501014533693)
Veröffentlicht: 15.05.2025
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DEU-Euskirchen: Deutschland Scanning Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
2025/S 93/2025 314227
Deutschland Scanning Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
OJ S 93/2025 15/05/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1. Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung
E-Mail: zvs@euskirchen.de
Rechtsform des Erwerbers: Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1. Verfahren
Titel: Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
Beschreibung: Rahmenvertrag für die Digitalisierung aller Verwaltungsakten der Stadt
Euskirchen.
Kennung des Verfahrens: 5617a83c-fa90-45b1-ab08-1160e7e3fc8e
Interne Kennung: 01-3002-25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 72252000 Datenarchivierung
2.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift: Kölner Straße 75
Stadt: Euskirchen
Postleitzahl: 53879
Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie
teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement).
2.1.3. Wert
Geschätzter Wert ohne MwSt.: 420 168,00 EUR
Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 420 168,00 EUR
2.1.4. Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXQ1YYLYVZN
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6. Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: Angabe,
dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als
Bieter in Frage stellt. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123 oder § 124 GWB
vorliegen. Erklärung, dass das Unternehmen in den letzten zwei Jahren nicht aufgrund eines
Verstoßes gegen Vorschriften, der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat,
mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe von mehr als 90
Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro belegt worden ist. Gegebenenfalls
Erklärung, dass Unternehmen Maßnahmen zur Selbstreinigung ergriffen hat, durch die die
Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde.
5. Los
5.1. Los: LOT-0001
Titel: Rahmenvertrag Aktendigitalisierung
Beschreibung: Mit fortschreitender Digitalisierung sollen alle Verwaltungsakten digitalisiert und
für eine elektronische Verarbeitung, Vorhaltung und Recherche im
Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio verfügbar sein, welche aufgrund gesetzlicher
Regelungen nicht von vorne herein im Stadtarchiv aufbewahrt werden müssen. Für die
Digitalisierung durch ein externes Dienstleistungsunternehmen wird ein Zeitraum von drei
Jahren (Zeitraum 2025 - 2027) einkalkuliert. Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025
und spätestens am 01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung
des Rahmenvertrages um ein weiteres Jahr (2028) vor.
Interne Kennung: 01-3002-25
5.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung (cpv): 79995100 Archivierung, 72252000 Datenarchivierung
5.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift: Kölner Straße 75
Stadt: Euskirchen
Postleitzahl: 53879
Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Land: Deutschland
Zusätzliche Informationen: Die Digitalisierung der Akten betrifft die Hauptverwaltung sowie
teilweise Nebenstellen (z.B. Feuerwehr, Stadtbetrieb Zentrales Immobilienmanagement).
5.1.3. Geschätzte Dauer
Datum des Beginns: 01/09/2025
Enddatum der Laufzeit: 31/12/2027
5.1.4. Verlängerung
Maximale Verlängerungen: 1
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie
hier beschrieben: Der Vertrag beginnt frühestens am 01.09.2025 und spätestens am
01.10.2025. Der Auftraggeber behält sich eine einmalige Verlängerung des Rahmenvertrages
um ein weiteres Jahr (2028) vor.
5.1.6. Allgemeine Informationen
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: nein
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: nein
5.1.7. Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9. Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Durchschnittlicher Jahresumsatz
Beschreibung: Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen
Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenen Leistung
vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen
ausgeführten Leistungen. Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Angaben zu Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar
sind. Erklärung, dass in den letzten drei Jahren vergleichbare Leistungen ausgeführt wurden.
Siehe Formular 124 LD, Eigenerklärung zur Eignung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angaben zu Arbeitskräften Erklärung, dass die für die Ausführung der
Leistungen erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen. Siehe Formular 124 LD,
Eigenerklärung zur Eignung
Kriterium: Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Beschreibung: Angaben zu Eintragungen in das Berufsregister des zuständigen Firmensitzes
oder Wohnsitzes sowie Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft. Siehe
Formular 124 LD, Eigenerklärung Eignung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen
Sozialversicherung Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben
sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur
Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt wurde. Siehe Formular 124 LD,
Eigenerklärung zur Eignung
Kriterium: Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Beschreibung: Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation Erklärung, dass ein
Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt
noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich
das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. Alternativ Erklärung, dass ein Insolvenzplan
wurde rechtskräftig bestätigt wurde und auf Verlangen vorgelegt wird. Siehe Formular 124 LD,
Eigenerklärung zur Eignung
Kriterium: Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Beschreibung: Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung
durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138
5.1.10. Zuschlagskriterien
Kriterium:
Art: Preis
Bezeichnung: Preis
Beschreibung: Ermittelt wird der wirtschaftlichste Bieter in Bezug auf den Gesamtpreis.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium Zahl: 45,00
Kriterium:
Art: Qualität
Bezeichnung: Konzept
Beschreibung: Das im Rahmen des Angebots einzureichende Konzept darf max. 10 Seiten in
DIN A4, Schriftgröße 12 Punkt, nicht überschreiten. Deckblatt/Titelseite und Abschlussseite
mit Kontaktdaten werden hierbei nicht mitgezählt, jedoch alle anderen Seiten einschließlich
etwaiger Einschübe zur Gliederung. Das Konzept, das Sie als Teil des Angebots einreichen,
ist im PDF-Format vorzulegen. Die geforderten wertungsrelevanten Inhalte (siehe
Bewertungskriterien Konzept) müssen enthalten sein.
Kategorie des Gewicht-Zuschlagskriteriums: Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium Zahl: 55,00
5.1.11. Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 11/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern
European Time, Central European Summer Time
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de
/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
URL: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN
5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite
/notice/CXQ1YYLYVZN
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 18/06/2025 09:00:00 (UTC+2) Eastern European Time,
Central European Summer Time
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 90 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf
nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Angebote von Bietern, die zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe
nicht alle erforderlichen Unterlagen enthalten, werden nicht zwingend von der Wertung
ausgeschlossen. Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV vor, Bieter
aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen
innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder
fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen, sofern sie nicht die
Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen (§ 56 Abs.
3 VgV), innerhalb einer bestimmten Frist nachzureichen oder zu vervollständigen.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 18/06/2025 09:00:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European
Summer Time
Ort: Stadt Euskirchen Zentrale Vergabestelle (ZVS) Altes Rathaus Baumstraße 2 53879
Euskirchen
Zusätzliche Informationen: Beim Öffnungstermin sind Bieter und ihre Bevollmächtigten nicht
zugelassen. Das Ergebnis der Angebotsöffnung wird nicht mitgeteilt.
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte
Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Eigenerklärungen -...zur Eignung - Formblatt
124 LD -...über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen - Formblatt 521 EU -...zu
Sanktionen - Formblatt 523 EU -...über Informationen zum Bieter - Formblatt csx59 -...
Eigenerklärung zur Anwendung der TR-Resiscan bzw. Nachweis Zertifizierung durch das
Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik, BSI TR-03138 Die drei besten Anbieter
werden zu einer Online-Vorstellung ihres Konzepts am 01.07.2025 eingeladen
(Rahmenbedingungen der Vorstellung, siehe Dokument Zuschlagskriterien und Gewichtung
in den Vergabeunterlagen)
Elektronische Rechnungsstellung: Zulässig
Aufträge werden elektronisch erteilt: nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15. Techniken
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen: 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland
Informationen über die Überprüfungsfristen: - Der Antrag auf Einleitung eines
Nachprüfungsverfahrens ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der
Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160
Abs. 3 Nr. 4 GWB). - Bieter können die Unwirksamkeit eines Vertragsschlusses feststellen
lassen, wenn der öffentliche Auftraggeber gegen die Informations- und Wartepflicht aus § 134
GWB verstoßen hat oder der Auftrag rechtswidrig ohne vorherige Bekanntmachung im
Amtsblatt der Europäischen Union vergeben wurde. Wurde der Bieter ohne Vorabinformation
direkt durch den öffentlichen Auftraggeber informiert oder die Auftragsvergabe im EU-
Amtsblatt bekanntgemacht, muss er einen Nachprüfungsantrag innerhalb von 30 Tagen
einlegen, selbst bei unterbliebener Information jedoch nicht später als 6 Monate nach
Vertragsschluss (§ 135 Abs. 2, Abs. 1 GWB). Neben den vorgenannten Rechtsbehelfsfristen
sind folgende Rügefristen zu beachten: - Sieht sich ein am Auftrag interessiertes
Unternehmen durch die Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt,
ist der Verstoß innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gegenüber dem Auftraggeber zu
rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB). - Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der
Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung
genannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: Stadt
Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1,
Allgemeine Verwaltung
8. Organisationen
8.1. ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: Stadt Euskirchen - Fachbereich 1, Allgemeine Verwaltung
Registrierungsnummer: DE122395343
Postanschrift: Kölner Straße 75
Stadt: Euskirchen
Postleitzahl: 53879
Land, Gliederung (NUTS): Euskirchen (DEA28)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: zvs@euskirchen.de
Telefon: +49 225114-512
Internetadresse: https://www.euskirchen.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1. ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer: DE812110859
Postanschrift: Zeughausstraße 2 - 20
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: poststelle@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473-045
Fax: +49 2211472-889
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
8.1. ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des
Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: ecc6d95a-5855-4d46-96cd-850b0c3f1193 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 13/05/2025 15:10:11 (UTC+2) Eastern
European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
ABl. S Nummer der Ausgabe: 93/2025
Datum der Veröffentlichung: 15/05/2025
Referenzen:
https://www.bezreg-koeln.nrw.de
https://www.euskirchen.de
https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN
https://www.vergaben-wirtschaftsregion-aachen.de/VMPSatellite/notice/CXQ1YYLYVZN/documents
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