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Ausschreibung: Deutschland Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung Auslagerung Posteingangsbearbeitung - DEU-Köln
Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Dokument Nr...: 292140-2025 (ID: 2025050700432911192)
Veröffentlicht: 07.05.2025
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DEU-Köln: Deutschland Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
Auslagerung Posteingangsbearbeitung
2025/S 88/2025 292140
Deutschland Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung Auslagerung
Posteingangsbearbeitung
OJ S 88/2025 07/05/2025
Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Dienstleistungen
1. Beschaffer
1.1. Beschaffer
Offizielle Bezeichnung: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
E-Mail: vergabe@beitragsservice.de
Rechtsform des Erwerbers: Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung
des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers: Allgemeine öffentliche Verwaltung
2. Verfahren
2.1. Verfahren
Titel: Auslagerung Posteingangsbearbeitung
Beschreibung: Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von
Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der
Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik
Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten,
das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die
Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend
Beitragsservice oder Auftraggeber genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen
Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in
den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und
Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten
Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist
kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung
umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das
Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3.
die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung
der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die
Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit
dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7.
die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung
des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in
Köln bereit. Die Leistung soll von sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitskräften des
Auftragnehmers unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice erbracht
werden. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist
ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen
Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag
kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der
Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung,
Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach
Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur
Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder
Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice
angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden.
Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom
Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter
Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des
zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers
in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden
Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca.
um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im
Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der
aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr.
Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch
Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch
vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung
gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung
für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die
Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im
Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in
Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als
eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages
verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der
täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich
eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen
für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500
Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge
mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem
Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen
entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten
gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als
Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. -
Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte
Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der
Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die
vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei
aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem
Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen
Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. Leistungsbeschreibung )
enthalten.
Kennung des Verfahrens: 55ff22f1-8e16-4f74-8ede-6963abcf681e
Interne Kennung: BW 01/25
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt: nein
2.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
2.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
2.1.4. Allgemeine Informationen
Zusätzliche Informationen: Bekanntmachungs-ID: CXS0YMWYTBKV2GKN Die Bieter bzw. die
Bietergemeinschaft, der Unterauftragnehmer oder der Eignungsverleiher haben/hat zum
Nachweis ihrer/seiner Eignung sämtliche geforderten Eignungsunterlagen mit ihrem/seinem
Angebot einzureichen. Die geforderten Eigenerklärungen, Nachweise und Unterlagen müssen
aktuell sein und den gegenwärtigen Tatsachen entsprechen. Bietergemeinschaften steht es
frei, die in den Anlagen zum Angebot geforderten Eigenerklärungen zum Nachweis ihrer
Eignung jeweils entweder - von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft separat oder -
einheitlich für alle Mitglieder der Bietergemeinschaft nur vom bevollmächtigten Vertreter der
Bietergemeinschaft vorzulegen. Beabsichtigt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft - die
Leistung oder Teile der Leistung von anderen Unternehmen ausführen zu lassen
(Unterauftrag) oder - für den ausgeschriebenen Auftrag im Hinblick auf die wirtschaftliche und
finanzielle (§ 45 VgV) bzw. technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV) die
Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen (sog. Eignungsleihe), so sind die
geforderten Eignungsnachweise auch für diese Drittunternehmen einzureichen, soweit dies
erforderlich ist (vgl. Teil A. der Vergabeunterlagen). Der Beitragsservice behält sich vor, von
der Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch
zu machen. Zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung erkläre ich/wir als Bieter bzw.
Bietergemeinschaft/ Unterauftragnehmer/ Eignungsverleiher (Anlage A6 der
Vergabeunterlagen): a) dass eine Person, deren Verhalten nach § 123 Absatz 3 GWB
unserem Unternehmen zuzurechnen ist, oder wir als Unternehmen, nicht wegen einer der in §
123 Absatz 1 GWB aufgezählten bzw. diesen gemäß § 123 Absatz 2 GWB gleichgestellten
Straftatbestände rechtskräftig verurteilt wurde oder gegen uns als Unternehmen eine
Geldbuße nach § 30 des Gesetztes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt
worden ist; b) dass wir als Unternehmen unseren Verpflichtungen zur ordnungs- und
fristgemäßen Zahlung von Steuern, Abgaben oder Beiträgen zur Sozialversicherung gemäß
den gesetzlichen Bestimmungen des Staats, in dem wir ansässig sind, regelmäßig
nachgekommen sind und diesbezüglich keine rechtskräftige Gerichts- oder bestandkräftige
Verwaltungsentscheidung vorliegt bzw. unseren Verpflichtungen dadurch nachgekommen
sind, dass wir uns zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung
einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen verpflichten haben und zukünftig
ordnungsgemäß nachkommen werden und zum Zeitpunkt der Abgabe dieser Eigenerklärung
keine fälligen Rückstände bestehen; c) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung
öffentlicher Aufträge nicht gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche
Verpflichtungen verstoßen haben; d) dass wir als Unternehmen nicht zahlungsunfähig sind,
über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares
Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens nicht
mangels Masse abgelehnt worden ist und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der
Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat; (Sofern ein Insolvenzverfahren oder
ein vergleichbares gesetzliches Verfahren über das Vermögen des Unternehmens eröffnet
wurde oder die Eröffnung eines solchen Verfahrens beantragt oder dieser Antrag mangels
Masse abgelehnt worden ist, erkläre(n) ich/wir, dass ich/wir zusätzlich aktuelle Nachweise
beigefügt habe(n), die meine/unsere wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
belegen.) e) dass wir als Unternehmen bzw. eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen
zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit keine schwere Verfehlung begangen
haben, durch die die Integrität des Unternehmens in Frage gestellt wird; f) dass wir als
Unternehmen keine Vereinbarungen mit anderen Unternehmen getroffen haben die eine
Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken;
g) dass keine Umstände vorliegen, die einen Interessenskonflikt bei der Durchführung des
Vergabeverfahrens begründen könnten, der die Unparteilichkeit und Unabhängigkeit des
öffentlichen Auftraggebers bzw. für den öffentlichen Auftraggeber tätige Personen zu
beeinträchtigen vermag; h) dass trotz einer etwaigen Einbeziehung unseres Unternehmens
bereits in die Vorbereitung des Vergabeverfahrens keine Wettbewerbsverzerrung eingetreten
ist; i) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrages die
wesentlichen Anforderungen des öffentlichen Auftrages stets ordnungsgemäß und fristgerecht
erbracht haben; j) dass ich/wir im vorliegenden Vergabeverfahren keine unzutreffenden
Erklärungen auch in Bezug auf Ausschlussgründe und Eignungsanforderungen abgegeben
habe(n) und in der Lage bin/sind, die geforderten Nachweise - soweit erforderlich - zu
übermitteln; k) dass ich/wir als Unternehmen - nicht versucht habe(n), die
Entscheidungsfindung des öffentlichen Auftraggebers in unzulässiger Weise zu beeinflussen, -
nicht versucht habe(n), vertrauliche Informationen zu erhalten, durch die ich/wir unzulässige
Vorteile beim Vergabeverfahren erlangen könnte(n), - nicht fahrlässig oder vorsätzlich
irreführende Informationen übermittelt haben, die die Vergabeentscheidung des öffentlichen
Auftraggebers erheblich beeinflussen könnten oder versucht habe(n), solche Informationen zu
übermitteln. l) dass wir als Unternehmen insbesondere unsere Verpflichtungen zur Zahlung
des Mindestlohns nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) und zur Gewährung von
Arbeitsbedingungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) erfüllen und nicht
gegen das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) verstoßen oder verstoßen
haben und die Voraussetzungen von § 19 MiLoG, § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG nicht
vorliegen, d.h. unser Unternehmen nicht wegen eines Verstoßes nach § 21 MiLoG, § 23
AEntG bzw. § 8 ff. SchwarzArbG mit einer Geldbuße von wenigstens 2.500 Euro belegt
worden ist; m) dass wir als Unternehmen in das Berufs- oder Handelsregister eingetragen
sind, sofern dies gesetzlich in dem Staat, in dem wir ansässig sind, vorgeschrieben ist bzw.
dass eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach den jeweiligen für unser
Unternehmen einschlägigen gesetzlichen Regelungen nicht vorgeschrieben ist; n) dass unser
Unternehmen nicht im Wettbewerbsregister eingetragen ist und gegen unser Unternehmen
eine solche Eintragung auch nicht droht. o) dass wir als Unternehmen bei der Ausführung aller
öffentlichen Aufträge und des vorliegend ausgeschriebenen öffentlichen Auftrags die
Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU)
Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die
Lage in der Ukraine destabilisieren vollumfänglich einhalten und damit alle Verbote und
Sanktionen gegenüber Russland korrekt umsetzen. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft
/der Unterauftragnehmer/der Eignungsverleiher erklärt außerdem weiterhin, dass im Fall des
Vorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123,124 GWB Selbstreinigungsmaßnahmen nach
§ 125 GWB ergriffen wurden und erläutert diese in seiner Eigenerklärung (Anlage A6 der
Vergabeunterlagen). Zum Nachweis seiner/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen
Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher
(Anlage A7 der Vergabeunterlagen): Ich/Wir erkläre(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser
Unternehmen über eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der
Zuschlagserteilung eine solche unverzüglich abschließen werden. Die Versicherung hat
mindestens folgende Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen: - von EUR
2.000.000,00 pauschal für Personen- und Sachschäden, - von EUR 3.000.000,00 für
Vermögensschäden. Die Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro
Versicherungsjahr zur Verfügung. Ich/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-
/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der Eignungsleihe, dass die bestehende bzw.
abzuschließende Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete
Auftragsverhältnis umfasst. Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der
Eignungsverleiher (Anlage A8 der Vergabeunterlagen): a) dass alle für die hier
ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein
aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate
zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind, die in
einem sachlichen Zusammenhang mit den zukünftigen Arbeitspflichten stehen; b) dass alle für
die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten ausländischen Mitarbeiter/innen über eine
gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis verfügen; c) dass alle für die hier ausgeschriebenen
Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über Kenntnisse der deutschen Sprache gemäß
Level C1 verfügen (vgl. https://www.goethe.de/de/spr/kup/prf/prf/gc1.html); d) dass ich/wir im
Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung die jeweils geltenden gesetzlichen
Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-
Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n).
Darüber hinaus hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher zum
Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zusätzlich eine
Referenzliste mit mindestens drei Referenzaufträgen vorzulegen (vgl. Anforderungen zur
technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit.
Rechtsgrundlage:
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -
2.1.6. Ausschlussgründe
Quellen der Ausschlussgründe: Bekanntmachung
Verstoß gegen Verpflichtungen, die auf rein nationalen Ausschlussgründen beruhen: vgl.
Anlage A6
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung: vgl. Anlage A6
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten: vgl.
Anlage A6
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung: vgl. Anlage A6
Betrugsbekämpfung: vgl. Anlage A6
Korruption: vgl. Anlage A6
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels:
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen die Verpflichtung zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen: vgl. Anlage A6
Zahlungsunfähigkeit: vgl. Anlage A6
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter: vgl. Anlage A6
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften: vgl. Anlage
A6
Schweres berufliches Fehlverhalten: vgl. Anlage A6
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs: vgl.
Anlage A6
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren: vgl. Anlage A6vgl.
Anlage A6
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens:
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen
Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.:
vgl. Anlage A6
5. Los
5.1. Los: LOT-0001
Titel: Auslagerung Posteingangsbearbeitung
Beschreibung: Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von
Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der
Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik
Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten,
das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die
Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend
Beitragsservice oder Auftraggeber genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen
Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in
den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und
Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten
Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist
kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung
umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das
Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3.
die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung
der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die
Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit
dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7.
die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung
des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in
Köln bereit. Die Leistung soll von sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitskräften des
Auftragnehmers unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice erbracht
werden. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist
ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen
Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag
kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der
Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung,
Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach
Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur
Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder
Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice
angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden.
Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom
Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter
Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des
zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers
in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden
Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca.
um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im
Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der
aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr.
Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch
Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch
vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung
gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung
für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die
Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im
Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in
Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als
eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages
verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der
täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich
eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen
für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500
Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge
mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem
Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen
entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten
gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als
Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. -
Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte
Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der
Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die
vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei
aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem
Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen
Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. Leistungsbeschreibung )
enthalten.
Interne Kennung: BW 01/25
5.1.1. Zweck
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Haupteinstufung (cpv): 75131000 Dienstleistungen für die öffentliche Verwaltung
5.1.2. Erfüllungsort
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
5.1.3. Geschätzte Dauer
Laufzeit: 30 Monate
5.1.6. Allgemeine Informationen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten
Personals sind anzugeben: Nicht erforderlich
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen: ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet: ja
Zusätzliche Informationen: #Besonders auch geeignet für:other-sme# Einlegung von
Rechtsbehelfen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein Antrag auf Einleitung eines
Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig ist, soweit 1. der
Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des
Nachprüfungsantrags erkannt und gegen-über der Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist
von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt
unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist
zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 3.
Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht
spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der
Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der
Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten
hierzu können dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160
ff. GWB, entnommen werden. Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen
werden.
5.1.7. Strategische Auftragsvergabe
Ziel der strategischen Auftragsvergabe: Keine strategische Beschaffung
5.1.9. Eignungskriterien
Quellen der Auswahlkriterien: Bekanntmachung
Kriterium: Anteil der Unterauftragsvergabe
Beschreibung: Anlage A4 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eignungsleihe
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A5 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Verpflichtungserklärung
Drittunternehmen
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Anlage A6 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung -
Allgemeine Eignungsanforderungen
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Anlage A7 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Zum Nachweis seiner
/ihrer finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die
Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher (Anlage A7 der Vergabeunterlagen): Ich/Wir erkläre
(n) hiermit, dass ich/wir bzw. mein/unser Unternehmen über eine Berufs- bzw.
Betriebshaftpflichtversicherung verfügen bzw. im Fall der Zuschlagserteilung eine solche
unverzüglich abschließen werden. Die Versicherung hat mindestens folgende
Deckungssummen je Schadensereignis aufzuweisen: - von EUR 2.000.000,00 pauschal für
Personen- und Sachschäden, - von EUR 3.000.000,00 für Vermögensschäden. Die
Deckungssummen stehen jeweils 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr zur Verfügung. Ich
/Wir garantiere(n) bei Vorliegen einer Bewerber-/Bietergemeinschaft bzw. im Fall der
Eignungsleihe, dass die bestehende bzw. abzuschließende Berufs-
/Betriebshaftpflichtversicherung im Zuschlagsfall auch das konkrete Auftragsverhältnis
umfasst. Ich/Wir verpflichte(n) mich/uns, auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle, einen
entsprechenden Nachweis durch Vorlage einer Kopie der Versicherungsurkunde zu erbringen.
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Anlage A6 - Anhang (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung):
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A8 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Eigenerklärung -
Besondere Eignungsanforderungen Zum Nachweis seiner/ihrer technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit erklärt der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Unterauftragnehmer/der
Eignungsverleiher (Anlage A8 der Vergabeunterlagen): a) dass alle für die hier
ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen eine aktuelle Auskunft oder ein
aktuelles polizeiliches Führungszeugnis (Ausstellungsdatum liegt nicht mehr als 3 Monate
zurück) vorgelegt haben, aus der/dem sich ergibt, dass keine Einträge erfolgt sind, die in
einem sachlichen Zusammenhang mit den zukünftigen Arbeitspflichten stehen; b) dass alle für
die hier ausgeschriebenen Leistungen eingesetzten ausländischen Mitarbeiter/innen über eine
gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis verfügen; c) dass alle für die hier ausgeschriebenen
Leistungen eingesetzten Mitarbeiter/innen über Kenntnisse der deutschen Sprache gemäß
Level C1 verfügen (vgl. https://www.goethe.de/de/spr/kup/prf/prf/gc1.html); d) dass ich/wir im
Fall der Zuschlagserteilung bei der Leistungserbringung die jeweils geltenden gesetzlichen
Datenschutzregelungen (insbesondere zur Auftragsdatenverarbeitung nach EU-
Datenschutzgrundverordnung) während der gesamten Vertragslaufzeit einhalten werde(n).
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Anlage A9 (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Referenzliste Darüber
hinaus hat der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft/der Eignungsverleiher zum Nachweis seiner
/ihrer technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zusätzlich eine Referenzliste mit
mindestens drei Referenzaufträgen vorzulegen, die innerhalb der letzten drei Jahre bestanden
haben oder aktuell bestehen (d.h. laufendes Vertragsverhältnis oder innerhalb der letzten drei
Jahre abgeschlossenes Vertragsverhältnis), in Inhalt, Anforderungen und Volumen dem
ausgeschriebenen Auftrag möglichst ähnlich sind und nachfolgende Mindestanforderungen
erfüllen: - Leistungserbringung des Referenzauftrags muss/musste innerhalb Deutschlands
erfolgen; - Leistungserbringung erfolgt/erfolgte ausschließlich in den Räumlichkeiten des
Referenzkunden; - Referenzauftrag hat/hatte eine Mindestvertragslaufzeit von einem Jahr, bei
laufenden Referenzaufträgen muss der Referenzauftrag mindestens bereits ein Jahr
bestehen; - Referenzauftrag über die Erbringung von Dienstleistungen in der
Posteingangsbearbeitung mit einem Volumen von mindestens 5.000 Postschwingen pro Jahr.
Darüber hinaus hat die Referenzliste zu jedem Referenzauftrag folgende Mindestangaben
zwingend zu enthalten: - Referenzbezeichnung (Name und Sitz des Referenzunternehmens), -
Tätigkeitsfeld des Referenzunternehmens, - Ansprechpartner beim Referenzunternehmen -
Kontaktdaten des Ansprechpartners beim Referenzunternehmen (E-Mail-Adresse und/oder
Telefonnummer), - Angabe, wer die Referenz einbringt: Bieter , Bietergemeinschaft ,
Eignungsverleiher (Unterauftragnehmer) , - Angabe, ob der Referenznehmer direkter
Vertragspartner des Referenzunternehmens ist oder als Unterauftragnehmer eingesetzt wird
/wurde, - Detaillierte Beschreibung der beim Referenzgeber erbrachten bzw. zu erbringenden
Dienstleistungen, - Angabe des monatlichen Posteingangsvolumens, - Angabe der
durchschnittlichen monatlichen Schwankungsbreite in Prozent, - Angabe der Anzahl der für
diese Tätigkeit eingesetzten Mitarbeitenden - Laufzeit des Referenzauftrages (TT.MM.JJJJ -
TT.MM.JJJJ).
Kriterium: Eintragung in das Handelsregister
Beschreibung: Eigenerklärungen §§ 123,124 GWB - Anlage A6
Kriterium: Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Beschreibung: Eigenerklärung - Anlage A7
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Eigenerklärung - Anlage A8
Kriterium: Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Beschreibung: Referenzliste - Anlage A9
5.1.11. Auftragsunterlagen
Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind: Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen: 27/06/2025 23:59:59 (UTC+2) Eastern
European Time, Central European Summer Time
Internetadresse der Auftragsunterlagen: https://www.dtvp.de/Satellite/notice
/CXS0YMWYTBKV2GKN/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal:
URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN
5.1.12. Bedingungen für die Auftragsvergabe
Bedingungen für die Einreichung:
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Adresse für die Einreichung: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Varianten: Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen: Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote: 04/07/2025 12:00:00 (UTC+2) Eastern European Time,
Central European Summer Time
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss: 88 Tage
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können:
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf
nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen: Der Beitragsservice behält sich vor, von der
Nachforderungsmöglichkeit gemäß § 56 VgV nach pflichtgemäßem Ermessen Gebrauch zu
machen, soweit dies gesetzlich zulässig ist.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung:
Eröffnungsdatum: 04/07/2025 12:15:00 (UTC+2) Eastern European Time, Central European
Summer Time
Auftragsbedingungen:
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte
Beschäftigungsverhältnisse erfolgen: Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: keine
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt: ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet: ja
5.1.15. Techniken
Rahmenvereinbarung: Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem:
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion: nein
5.1.16. Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung
Überprüfungsstelle: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Informationen über die Überprüfungsfristen: Die Vergabestelle weist darauf hin, dass ein
Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB
unzulässig ist, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber der
Vergabestelle nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der
Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die
aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegen-über der
Vergabestelle gerügt werden; 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur
Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Vergabestelle gerügt werden; 4. mehr
als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung der Vergabestelle, einer Rüge nicht abhelfen
zu wollen, vergangen sind. Weitere Einzelheiten hierzu können dem Gesetz gegen
Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere §§ 160 ff. GWB, entnommen werden.
Das GWB kann unter www.gesetze-im-internet.de eingesehen werden.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt: ARD ZDF
Deutschlandradio Beitragsservice
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt:
Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt: ARD ZDF Deutschlandradio
Beitragsservice
8. Organisationen
8.1. ORG-0001
Offizielle Bezeichnung: ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Registrierungsnummer: T.022150610
Postanschrift: Freimersdorfer Weg 6
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50829
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
E-Mail: vergabe@beitragsservice.de
Telefon: +49 22150610
Fax: +49 22150612801
Internetadresse: https://www.rundfunkbeitrag.de/der_rundfunkbeitrag/beitragsservice
/ausschreibungen/index_ger.html
Profil des Erwerbers: https://www.dtvp.de
Rollen dieser Organisation:
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt
8.1. ORG-0002
Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln
Registrierungsnummer: 05315-03002-81
Postanschrift: Zeughausstraße 2-10
Stadt: Köln
Postleitzahl: 50667
Land, Gliederung (NUTS): Köln, Kreisfreie Stadt (DEA23)
Land: Deutschland
Kontaktperson: Vergabekammer Rheinland
E-Mail: VKRheinland@bezreg-koeln.nrw.de
Telefon: +49 2211473055
Fax: +49 2211472889
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de
Rollen dieser Organisation:
Überprüfungsstelle
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt
8.1. ORG-0003
Offizielle Bezeichnung: Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des
Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer: 0204:994-DOEVD-83
Stadt: Bonn
Postleitzahl: 53119
Land, Gliederung (NUTS): Bonn, Kreisfreie Stadt (DEA22)
Land: Deutschland
E-Mail: noreply.esender_hub@bescha.bund.de
Telefon: +49228996100
Rollen dieser Organisation:
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung: 41900dc7-23b0-4726-b3d8-c60daf958546 - 01
Formulartyp: Wettbewerb
Art der Bekanntmachung: Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung Standardregelung
Unterart der Bekanntmachung: 16
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung: 06/05/2025 12:51:25 (UTC+2) Eastern
European Time, Central European Summer Time
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist: Deutsch
ABl. S Nummer der Ausgabe: 88/2025
Datum der Veröffentlichung: 07/05/2025
Referenzen:
https://www.bezreg-koeln.nrw.de
https://www.dtvp.de
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN/documents
https://www.rundfunkbeitrag.de/der_rundfunkbeitrag/beitragsservice/ausschreibungen/index_ger.html
http://icc-hofmann.net/NewsTicker/202505/ausschreibung-292140-2025-DEU.txt
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Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
The Office for Official Publications of the European Communities
The Federal Office of Foreign Trade Information
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