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icc hofmann - Ingenieurbüro für technische Informatik Am Stockborn 16, 60439 Frankfurt/M, FRG Tel.: +49 6082-910101 Fax.: +49 6082-910200 E-Mail: info@icc-hofmann.net |
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75242000 - Dienstleistungen im Bereich öffentliches Recht und öffentliche Ordnung
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Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle Bezeichnung Landeshauptstadt Potsdam, Bereich Vergabemanagement Postanschrift Friedrich-Ebert-Str.79/81 Ort 14469 Potsdam Telefon +49 331289-0 E-Mail zentrale-vergabestelle@rathaus.potsdam.de URL https://www.potsdam.de/de UST.-ID DE138408386 Zuschlag erteilende Stelle die zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHY10 Postalische Angebote oder Teilnahmeanträge sind nicht zugelassen Bereitstellung der Vergabeunterlagen Elektronisch über diese Vergabeplattform: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9YCRHY10/ documents Art und Umfang der Leistung Es soll die Organisation und Durchführung von Geschäftsstellentätigkeiten für das Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen der Landeshauptstadt Potsdam gemäß den nachfolgenden Regelungen als Dienstleistung beauftragt werden. Die ausgeschriebene Leistung beinhaltet zwei feste Leistungsmodule (Modul A und Modul B) sowie ein optionales Leistungsmodul (Modul C): Modul A) Die Kernaufgabe im Rahmen der Geschäftsstellentätigkeit beinhaltet die administrative Koordination des Bündnisses. Dazu gehören: - das Management der Mitgliedschaften im Bündnis, d.h. das Führen und Aktualisieren eines Mitgliederverzeichnis inkl. der Kontaktmöglichkeiten zu den Vertretungen unter Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, - bei Bedarf die Erweiterung des Bündnis um weitere Mitglieder gemäß den Regelungen der Bündnisvereinbarung (Anlage 1), - die Wahrnehmung der Aufgabe als interne und externe Ansprechpartnerin und Anlaufstelle für alle Belange des Bündnisses inklusive Einrichtung einer einheitlichen E-Mail-Adresse, - die Koordination und Beantwortung von Anfragen aus der Öffentlichkeit in enger Abstimmung mit den Bündnismitgliedern und nach Freigabe durch den Auftraggeber, - Die Initiierung, Abstimmung und Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mit den Bündnismitgliedern. Dazu gehört das Verfassen und Abstimmen eines jährlichen Tätigkeitsberichts zum Jahresende. Ferner besteht aufgrund der Fortschreibung des wohnungspolitischen Konzepts in 2024 bezüglich der 2016 abgeschlossenen Bündnisvereinbarung ein dringender inhaltlicher Aktualisierungsbedarf. Konkret: Das 4 Seiten umfassende Dokument stellt an einigen Stellen Bezüge zum alten Konzept her, die einer Aktualisierung bedürfen. Aufgrund des geringen Umfangs ist die Leistung im Rahmen der Geschäftsstellentätigkeit zu erbringen. Die Aktualisierung der Bündnisvereinbarung ist eng mit dem Auftraggeber und mit den Bündnismitgliedern abzustimmen. Dem Auftragnehmer werden mit der Auftragserteilung alle relevanten Unterlagen aus dem bisherigen Bündnisprozess bereitgestellt (Protokolle, Mitgliederlisten etc.). Modul B) Die inhaltliche und organisatorische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von regelmäßig 2 regulären Sitzungen pro Jahr. Diese sind regelmäßig in Präsenz und nur in Ausnahmefällen in digitaler Form anzusetzen. Für die Dauer einer Sitzung sind 2 Stunden anzusetzen. Die Räumlichkeiten werden durch den Auftraggeber bereitgestellt. Der Ort der Leistungserbringung ist Potsdam. Zu dem Leistungsmodul gehören folgende Teilleistungen: Seite 1/6 Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung - die Terminkoordination, - das Einladungsmanagement (Versand von Terminankündigung und Termineinladung nebst abgestimmter Tagesordnung unter Wahrung von abzustimmenden Fristen per E-Mail, Dokumentation von Zu- und Absagen etc.), - die inhaltliche Terminvorbereitung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber: Abfrage und Abstimmung von Besprechungsinhalten, Abfrage, Erstellung und Abstimmung einer Tagesordnung, Erstellung und Abstimmung von Sitzungsunterlagen (Präsentation, Tischvorlage etc.), - die Durchführung und Moderation der Sitzungen, - Versorgung der Sitzungsteilnehmenden mit Getränken (Wasser, Kaffee, Tee), - die Dokumentation der Sitzungen durch Anfertigung eines Ergebnisprotokolls sowie durch Führen einer Teilnahmeliste, der Versand des Protokolls und die Protokollabstimmung mit allen Bündnismitgliedern. Der Auftraggeber wird die erforderlichen Räumlichkeiten und die technische Ausstattung (Beamer) bereitstellen. Optional: Modul C) Anlassbezogen kann durch die Bündnismitglieder der Bedarf nach zusätzlichen Bündnissitzungen festgelegt werden. In diesem Fall beauftragt die LHP den Auftragnehmer spätestens einen Monat vor dem nächsten geplanten Sitzungstermin für die dann festgelegte Zahl an zusätzlichen Sitzungen zur Erbringung von Leistungen analog Modul B. Darüber hinaus können gemäß der Bündnisvereinbarung durch die Bündnismitglieder Arbeitskreise gebildet werden. Ein regelmäßiger Sitzungsturnus und die Anzahl der Sitzungen können daher vorab nicht bestimmt werden. Gemäß der Bündnisvereinbarung benennen die Bündnismitglieder, die in einem Arbeitskreis mitwirken aus ihrem Kreis eine Koordinatorin oder einen Koordinator. Ob eine externe Moderation zur Begleitung der Arbeitskreissitzungen benötigt wird, legen die jeweiligen Arbeitskreismitglieder in Abstimmung mit dem Auftraggeber fest. Falls der Bedarf nach externer Begleitung entsprechend bestätigt wird, wird der Auftragnehmer spätestens einen Monat vor dem nächsten geplanten Sitzungstermin beauftragt, für die dann festgelegte Zahl an Sitzungen die folgenden Leistungsinhalte (analog Modul B) zu erbringen: - die Terminkoordination, - das Einladungsmanagement (Versand von Terminankündigung und Termineinladung nebst abgestimmter Tagesordnung unter Wahrung von abzustimmenden Fristen per E-Mail, Dokumentation von Zu- und Absagen etc.), - die inhaltliche Terminvorbereitung in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber: Abfrage von Besprechungsinhalten, Erstellung einer Tagesordnung, Erstellung von Sitzungsunterlagen (Präsentation, Tischvorlage etc.), - die Durchführung und Moderation der Sitzungen, - Versorgung der Sitzungsteilnehmenden mit Getränken (Wasser, Kaffee, Tee), - die Dokumentation der Sitzungen durch Anfertigung eines Ergebnisprotokolls sowie durch Führen einer Teilnahmeliste, der Versand des Protokolls und die Protokollabstimmung mit allen Arbeitskreismitgliedern. Die Zahl der zusätzlichen Bündnissitzungen bzw. Arbeitskreissitzungen wird auf insgesamt maximal 4 pro Jahr begrenzt. Es besteht die Möglichkeit, dass keine zusätzlichen Bündnis- oder Arbeitskreissitzungen anfallen. Im Leistungsmodul B ist für das Jahr 2025 eine reguläre Bündnissitzung einzuplanen. Bei einer Vertragsverlängerung bis zum 30.04.2030 sind für 2030 ebenso nur eine reguläre Bündnissitzung (B) und bis zu zwei zusätzlich Bündnis- bzw. Arbeitskreissitzungen (C) vorgesehen. Im Zuge der Leistungserbringung ist eine enge Abstimmung mit der Auftraggeberin erforderlich. Das umfasst mindestens eine Vorbesprechung im Vorfeld der Sitzungen (mind. 14 Tage vorher). Die Abstimmungen sind in geeigneter Form zu dokumentieren und der LHP vorzulegen. Die Unterlagen zur inhaltlichen Sitzungsvorbereitung (Module B und C) sind dem Auftraggeber mindestens 14 Tage vor dem Sitzungstermin vorzulegen und mit ihm abzustimmen. Alle im Rahmen der Abstimmung erstellten Unterlagen sollen in Form von Word- oder Powerpointdateien und druck- und barrierefreien internetfähigen PDF-Dateien übermittelt werden. Die Übersendung aller Dateien erfolgt in der Regel auf elektronischem Weg (per E-Mail). Die Leistungserbringung gemäß dieser Leistungsbeschreibung stellt die Mindestanforderung dar. Die Bieter haben die Möglichkeit, im Rahmen des Angebots darüber hinaus gehende Leistungszusagen entsprechend der Bewertungsmatrix zu unterbreiten. Diese zusätzlichen Leistungszusagen sind in einem gesonderten Qualitätskonzept festzuhalten, das verbindlicher Bestandteil des Angebotes ist und den Angebotsunterlagen beizulegen ist. Es wird den Bietern empfohlen, sich bei der Zusage zusätzlicher Leistungsqualitäten an der Bewertungsmatrix zur Bewertung der Leistungsqualität zu orientieren. Nur dann kann die zusätzlich angebotene Leistungsqualität im Rahmen der Wertung der Qualität der Angebote berücksichtigt werden. Angaben im Qualitätskonzept, die keine verbindliche Leistungserbringung erkennen lassen, werden bei der Wertung der zusätzlichen Leistungsqualität nicht berücksichtigt. Seite 2/6 Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Haupterfüllungsort Bezeichnung Landeshauptstadt Potsdam Ort Potsdam Ergänzende / Abweichende Angaben zum Haupterfüllungsort Für die Durchführung der Sitzungen ist der Leistungsort Potsdam. Ausführungsfristen Bestimmungen über die Ausführungsfrist Vorgesehen ist ein Dienstleistungsvertrag mit einer Laufzeit von drei Jahren ab dem 01.05.2025 mit der Option der Verlängerung um zwei Jahre. Sofern der Zuschlag nach dem 01.05.2025 erteilt wird, beginnt der Vertragszeitraum spätestens mit der Zuschlagserteilung. Der Vertrag läuft maximal 5 Jahre. Laufzeit bzw. Dauer Beginn 01.05.2025 Ende 30.04.2030 Zuschlagskriterien Kriterium Gewichtung 1. Preis 30 2. Leistungskonzept inklusive Zeit- und Arbeitsplan 70 Weitere Informationen zu den Zuschlagskriterien: 2.1. Zum Leistungskonzept inklusive Zeit- und Arbeitsplan: Aus dem schriftlichen Grobkonzept inklusive Zeit- und Arbeitsplan soll hervorgehen, welche Aufgabeninhalte wie und mit welchen Mitteln und welchem Personaleinsatz/ Personalorganisation (inkl. Vertretungsregeln) bzw. in welcher Struktur umgesetzt werden sollen. Die Umsetzung der Zielstellung ist im Rahmen eines Grobkonzeptes bestmöglich darzustellen. Die Darstellung beinhaltet einen Zeit- und Ablaufplan, der alle wesentlichen Aufgaben und Zielstellungen der Leistungsbeschreibung umfasst und einen angemessenen Einsatzumfang des vorgesehenen Personals erkennen lässt. Die Abfolge ist plausibel und führt zu keinen Verzögerungen. Die Leistungsbausteine und ihre Umsetzung beziehen sich aufeinander. Insbesondere ist auf die folgenden Punkte näher einzugehen: - wichtige Meilensteine und zeitliche Abläufe, - Einschätzungen von Besonderheiten und spezifischen Anforderungen an die Bündnisarbeit, - Beschreibung und Anforderungen der Beteiligungsgruppen im Bündnisprozess, - die Abstimmungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer (Turnus, Kommunikationswege, Dokumentation, Risikomanagement). Zur Bewertung dessen ist das schriftliche Grobkonzept gem. den Projektinhalten, die in der Leistungsbeschreibung unter Punkt 2 näher beschrieben sind, zu erstellen. 2.2 Zum Qualifikation und Referenz des eingesetzten Personals: Erwartung an die Leistung/das Profil: Das eingesetzte Personal soll eine ausreichende berufliche Erfahrung und Qualifikation für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung besitzen. Es wird ein Hochschulabschluss einer einschlägigen Studienrichtungen (wie bspw. Dipl. Ing., Dipl. Kaufmann, Immobilienökonom, Stadtplanung, Architektur*) und ausgeprägte Erfahrungen aus der Erbringung vergleichbarer Leistungen (insbesondere Beteiligungsformate) aus vorangegangenen Aufträgen erwartet. Seite 3/6 Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Mit dem Konzept sind die folgenden Angaben je eingesetztem Personal auszuführen: - Namentliche Benennung, - Funktionen, - Nachweis der Qualifikation (Kopien sind ausreichend) und die - Benennung von mind. 3 personenbezogenen Referenzen aus den letzten 3 Jahren, die mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Vergleichbar ist der Auftragsgegenstand, wenn die Ausgestaltung eines Beteiligungsprozesses mit unterschiedlichen Beteiligungsgruppen inhärenter Bestandteil des Projektes war. Vergleichbar ist ein Auftragsgegenstand ferner, wenn die Moderation von Sitzungen oder Veranstaltungen inherenter Teil des Projektes war. Zu den 3 Referenzen wird eine Kurzbeschreibung erwartet, die den Bezug zur bestehenden Aufgabe erkennen lässt und mind. die nachstehenden Punkte beinhaltet: - Auftragsgegenstand: - Leistungszeitraum: - Auftragswert ca.: - Auftraggeber: - Abteilung des Auftraggebers (ggf. Ansprechpartner) und Kontaktdaten (E-Mail und Telefonnr.): Die Punktevergabe zu Nr. 2 Leistungsqualität wird wie folgt bewertet: Die Ausführungen des Bieters lassen eine Leistungserbringung erwarten, die eine Erfüllung der Zielstellung... 5 Punkte ... in besonderen Maße erwarten lässt. 4 Punkte ... in vollem Umfang erwarten lässt. 3 Punkte ... im Allgemeinen erwarten lässt. 2 Punkte ... in einem gerade noch vertretbaren Maße erwarten lässt, obwohl die Beschreibung Mängel aufweist. 1 Punkte ... nur in geringem Maße erwarten lässt. 0 Punkte ... nicht erwarten lässt. Nebenangebote Nebenangebote werden nicht zugelassen. Angaben zu den Losen Aufteilung des Auftrags in Lose: Nein Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung Sofern nicht anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend. - Darstellung des Unternehmens einschließlich Benennung des Unternehmens sowie der Geschäftsfelder sowie die Vorlage des Nachweises über die Eintragung im Register, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist, Angabe zur Rechtsform des Unternehmens und der Unternehmensträger, Stammkapitel soweit einschlägig sowie Angabe der vertretungsberechtigten Personen bzw. Organe (Formular 4.5). Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit > Sofern nicht anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend. - Eigenerklärung über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 1 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Personenschäden, von mind. 1 Mio. EUR pauschal je Versicherungsfall für Sachschäden und von mind. 1 Mio. EUR je Versicherungsfall für Vermögensschäden ( 45 Abs. 4 Nr. 2 VgV); Für den Fall, dass aktuell über keine Haftpflichtversicherung zu den jeweiligen o. g. Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt wird, ist eine Erklärung ausreichend, dass im Falle der Beauftragung, eine entsprechende Haftpflichtversicherung abgeschlossen und eine Kopie der Police als Nachweis im Falle der Beauftragung eingereicht wird. Im Falle einer Bietergemeinschaft muss die Erklärung zur Haftpflichtversicherung von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft vorgelegt werden (Formular 4.10) sofern einschlägig. - Eigenerklärung über Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3). Es sind Angabe zu tätigen, welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). > Zusätzliche Unterlagen, die auf gesonderte Verlangen des Auftraggebers einzureichen sind: Seite 4/6 Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung - Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu 123 ff. GWB (Formular 4.1) vorzulegen (sofern einschlägig). - Verpflichtungserklärung bezüglich einer Eignungsleihe (Formular 4.4) (sofern einschlägig). Technische und berufliche Leistungsfähigkeit > Sofern nicht anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend. - Eigenerklärung der Bietergemeinschaft, dass der bezeichnete bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber im Vergabeverfahren und im Falle der Auftragserteilung bei der Durchführung des Vertrages rechtsverbindlich vertritt; der bevollmächtigte Vertreter darf, mit uneingeschränkter Wirkung, für jedes Mitglied Zahlungen annehmen und alle Mitglieder haften für die Erfüllung des Vertrages als Gesamtschuldner (Formular 4.2) (sofern einschlägig). - Eigenerklärung über Unteraufträge/Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe) (Formular 4.3). Es sind Angabe zu tätigen, welche Teile des Auftrags das Unternehmen, unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt ( 46 Abs. 3 Nr. 10 VgV) bzw. welche Kapazitäten anderer Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe beabsichtigt sind in Anspruch zu nehmen (sofern einschlägig). > Zusätzliche Unterlagen, die auf gesonderte Verlangen des Auftraggebers einzureichen sind: - Sofern eine Eignungsleihe bzgl. der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorgenommen wird, sind die diesbezüglichen Eignungsnachweise des anderen Unternehmens sowie deren Erklärung zu 123 ff. GWB (Formular 4.1) beizulegen (sofern einschlägig). - Verpflichtungserklärung durch Nachunternehmer bzw. bezüglich Eignungsleihe (sofern einschlägig) (Formular 4.4). Sonstige > Sofern nicht anderes geregelt ist, ist die Beibringung als Eigenerklärung ausreichend. - Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß 123, 124 GWB (Formular 4.1) - Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.3). - Angaben zur Abfrage von Eintragungen aus dem Wettbewerbsregister: Der Auftraggeber wird für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister gem. 6 WRegG bei der Registerbehörde anfordern. Bewerber/Bieter aus anderen Mitgliedsstaaten haben daher auf Anforderung des Auftraggebers einen vergleichbaren Nachweis nach Maßgabe der Rechtsvorschriften ihres Herkunftslandes vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, für den/die Wirtschaftsteilnehmer, auf dessen/deren Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, zusätzlich einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. 150a Abs. 1 Nr. 4 GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern. Die vorgenannte Verfahrensweise gilt entsprechend. > Zusätzliche Unterlagen, die auf gesonderte Verlangen des Auftraggebers einzureichen sind: - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, wenn Teile des Auftrages als Unteraufträge zu vergeben werden (Formular 4.4) (sofern einschlägig). - Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmer/Verleiher von Arbeitskräften und (ggf. weiteren) Nachunternehmern oder Verleihern zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formular 5.4) (sofern einschlägig). > sonstige Unterlagen: - Bewerbungsbedingungen - Anlage 1 (Bündnisvereinbarung) - Bewertungsmatrix - Vertragsentwurf - Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO - Infodatenblatt Datenverarbeitung Vergabe - Infodatenblatt Datenverarbeitung Verträge Wesentliche Zahlungsbedingungen (1) Vertragsbedingungen Brandenburgisches Vergabegesetz: a) Vereinbarung zur Einhaltung des Mindestlohnes nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz b) Vereinbarung zwischen dem Bieter/Auftragnehmer/Nachunternehmen zur Einhaltung der Mindestanforderung nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (2) Erklärung zur Vertretung und gesamtschuldnerischen Haftung der Bewerber-/Bietergemeinschaft. (3) Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe nebst Verpflichtungserklärung (4) Dienstleistungsvertrag und die (5) Vertragsbedingungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil B Ausgabe 2009 - VOL/B Seite 5/6 Ö-L-39-35-25: Geschäftsstelle Bündnis für bezahlbares Wohnen und Bauen Potsdam VO: UVgO Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung Etwaige zusätzliche Angaben über die Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und der Zugriffsmöglichkeit auf die Vergabeunterlagen. Ihre Angebotsunterlagen können Sie ausschließlich elektronisch in Textform über den Vergabemarktplatz Brandenburg einreichen. Die Angebotsabgabe per Post oder E-Mail ist leider nicht zulässig und führt zum Ausschluss. Siehe Informationsblätter Datenverarbeitung. Schlusstermin für den Eingang der Angebote 11.03.2025 um 10:00 Uhr Bindefrist des Angebots 30.04.2025 Zusätzliche Angaben Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-bb/2025/01/224982.html Data Acquisition via: p8000001 |
