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Ausschreibung: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - DE-Müncheberg
Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
Dokument Nr...: 559919-2023 (ID: 2023091809055161218)
Veröffentlicht: 18.09.2023
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  DE-Müncheberg: Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
   2023/S 179/2023 559919
   Auftragsbekanntmachung
   Lieferauftrag
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung
   (ZALF) e.V.
   Postanschrift: Eberswalder Str. 84
   Ort: Müncheberg
   NUTS-Code: DE409 Märkisch-Oderland
   Postleitzahl: 15374
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Kaufmännische Beschaffung
   E-Mail: [6]joerg.lorenz@zalf.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [7]http://zalf.de
   I.3)Kommunikation
   Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
   vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
   [8]https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHV
   Y1BTAK590/documents
   Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
   [9]https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHV
   Y1BTAK590
   Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen an die oben genannten
   Kontaktstellen
   I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Andere: Forschungsunternehmen
   I.5)Haupttätigkeit(en)
   Andere Tätigkeit: Forschung
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beschaffung einer Personalmanagementsoftware
   Referenznummer der Bekanntmachung: 10/23 KB
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   48450000 Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung
   II.1.3)Art des Auftrags
   Lieferauftrag
   II.1.4)Kurze Beschreibung:
   Beschaffung einer Personalmanagementsoftware als Software as a Service
   (SaaS)
   Anzubieten ist eine umfassende HR-Softwarelösung, die sämtliche
   Personalmanagementprozesse des öffentlichen Dienstes, insbesondere des
   Tarifvertrages der Länder (TV-L), vorzugsweise einer wissenschaftlichen
   Einrichtung auf einer modernen und bedienungsfreundlichen Weboberfläche
   abbilden und Auswertungen nach unterschiedlichsten Kriterien generieren
   kann und deren Daten hinreichend gesichert sind.
   Die Lösung soll die interne Kommunikation und Projektarbeit
   unterstützen, administrative Prozesse mit integrierten Antrags- und
   Genehmigungsabläufen im Rahmen hinterlegter Workflows einfach und
   intuitiv abbilden, Prozesse und Abläufe des Urlaubsantrags sowie der
   Zeitwirtschaft abbilden.
   Mitarbeitende sollen intuitiv gem. DSGVO jederzeit Zugriff auf ihre
   persönlichen Daten, Dokumente, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.
   haben, Vorgesetzte darüber hinaus die Möglichkeit der Einsicht,
   Genehmigungserteilung etc. entsprechend der Organisationsstruktur im
   Stellenplan haben.
   Der AG konzentriert sich im ersten, prioritären Schritt auf die
   Beschaffung einer Personalmanagement-software - nachfolgend "die
   angebotene Software" genannt und der Dienstleistung Gehaltsabrechnung.
   Die angebotene Software soll als "Software as a Service" (SaaS)-Modell
   implementiert werden. Die Erbringung der Dienstleistung der
   Gehaltsabrechnung soll technisch an die angebotene Software angebunden
   und automatisiert sein.
   II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
   II.1.6)Angaben zu den Losen
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.2)Beschreibung
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE409 Märkisch-Oderland
   Hauptort der Ausführung:
   Leibniz-Zentrum für Agrarlandschaftsforschung (ZALF) e.V. Eberswalder
   Str. 84 15374 Müncheberg
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Grundlegendes Prinzip der Personalarbeit des AG ist die
   Aufgabentrennung zwischen der klassischen
   Personalsachbearbeitung/-verwaltung durch die Personalabteilung des
   ZALF und der extern erbrachten Dienstleistung der Gehaltsabrechnung.
   Die Personalabteilung stellt im Rahmen des Einsatzes der zukünftigen
   Personalmanagementsoftware die notwendigen Informationen und Daten über
   eine Schnittstelle für die Gehaltsberechnung des beauftragten
   Dienstleisters zur Verfügung. Es ist nicht beabsichtigt, die
   Gehaltsabrechnung inhouse durchzuführen.
   Die Umsetzung folgender Schwerpunkte hat dabei vom Auftragnehmer zum
   01.01.2024 zu erfolgen:
   - Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive Tool
   Mitarbeitendenportal (Dashboards) zum Download persönlicher Dokumente
   - Reporting / Auswertungen inklusive BEM - Betriebliches
   Eingliederungsmanagement
   - Personalkostenplanung / Controlling
   Die Funktion Stellenplan / Organisationsmanagement ist ebenfalls
   Gegenstand dieser Leistungsbeschreibung.
   Bei erfolgreichem Abschluss dieses Projektabschnittes sollen zu einem
   späteren Zeitpunkt gegebenenfalls weitere Schwerpunkte mit der
   Personalmanagement-software umgesetzt werden:
   - Elektronische / digitale Personalakte
   - Dokumentenmanagementsystem
   - Personalentwicklung
   - Zeiterfassung / -management
   - Bewerbermanagementsystem
   - Reisekostenabrechnung /-management
   - Pre- und Onboarding für neue Mitarbeitende
   Die Umsetzung dieser Schwerpunkte ist kein Bestandteil dieser
   Leistungsbeschreibung. Da die Personalmanagement-software die Grundlage
   für weitere Digitalisierungsaktivitäten bildet, muss sichergestellt
   sein, dass das angebotene System bereits heute in der Lage ist diese
   Schwerpunkte umsetzen zu können.
   Neben der Stammdatenverwaltung:
   - Erfassung der allgemeinen Stammdaten zur Person, ggf. mit
   Parsingmöglichkeit
   - Angaben zu Personenkategorien (z.B. wissenschaftliches Personal,
   Technisches Personal, Doktoranden, HiWi u.a.)
   - Strukturbereiche (syn. f. Abteilungen),
   - AG (Arbeitsgruppen),
   - Kostenstellen,
   - Kostenträgern erfassen
   - Finanzierungsart (Institutionelle Mittel, Drittmittel, Sonstige),
   - Befristungen,
   - FTE / VZÄ
   - Dienstfunktion bzw. Funktion im Unternehmen sowie
   - die Möglichkeit zur Erstellung eigener Berichte und individueller
   Statistiken (zT. nach Vorgabe) mit Auswertung des gesamten
   Datenbestandes in den gängigsten Ausgabeformaten (u.a. .xls, .xlsx,
   .doc .csv, txt, xml ,html, pdf)
   - Abbildung gleichzeitiger Beschäftigungsverhältnisse eines
   Mitarbeitenden mit mehreren Kostenträgern, Strukturbereichen und AG"s
   - Eindeutige Personen Identifikatoren, die persistent sind und nicht
   wiederverwendet werden
   sind zum 01.01.2024 folgende Funktionen erforderlich:
   - Payroll - Lohn- und Gehaltsabrechnung gem. Anforderungen Öffentlicher
   Dienst
   - Mitarbeitendenportal (Dashboards)
   - BEM - Betriebliches Eingliederungsmanagement
   - Personalkostenplanung / Controlling
   - Analyse, Auswertungen, Berichtswesen, Statistiken
   Weitere einzurichtende Funktionen:
   - Stellenplan / Organisationsmanagement
   - Schnittstellen
   Die Anforderungen an die Software entnehmen Sie bitte den angehängten
   Dokumenten "Leistungsbeschreibung" und den beiden "Kriterienkatalogen".
   Es wird eine Mindest-Vertragslaufzeit von 48 Monaten avisiert.
   Leistungen des Auftragnehmers:
   Der Auftragnehmer übernimmt die Bereitstellung der Software inkl.
   Implementierung im Rahmen eines Gesamtprojektes, das Workshops,
   Consulting, Customizing und Schulungen beinhaltet. Die Einführung der
   Module kann in Absprache mit dem Auftraggeber in Rahmen von zeitlich
   aufeinanderfolgenden Teilprojekten erfolgen.
   Die Module zur Stammdateneingabe /-implementierung aller
   abrechnungsrelevanten Daten, zur Abrechnung/Payroll und zum
   Mitarbeitenden-Portal haben Priorität. Sie sind unabdingbar spätestens
   zum 01.01.2024 fertigzustellen und go live zu schalten.
   Der Auftragnehmer erstellt zum Angebot einen Projektauflaufplan, der
   die erforderlichen Teilschritte nebst Zeitschiene sowie
   Verantwortlichkeiten enthält und den Termin zum Vertragsbeginn
   01.01.2024 gewährleistet.
   Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber eine vollständige
   Dokumentation bzw. Handbücher für alle Anwendungen zur Verfügung bzw.
   ermöglicht den systemischen Zugriff auf diese.
   Während der Vertragslaufzeit gewährleistet der Auftragnehmer einen
   umfassenden Service, die regelmäßig Wartung sowie die Aktualisierung
   der technischen und rechtlichen Grundlagen, u.a. die Einspielung der
   jeweils aktuellen Regelungen des Tarifvertrages der Länder (TV-L) und
   seiner Anlagen.
   Technische Anforderungen - Private HR-Cloud:
   Der Auftragnehmer stellt die erforderlichen technischen Voraussetzungen
   zur Nutzung der Anwendungen webbasiert und - wo möglich als App zur
   mobilen Nutzung - zur Verfügung.
   Zwingend hat der Auftragnehmer die Implementierung, den Betrieb und die
   Sicherung aller Daten des Auftraggebers im Rahmen einer Private
   HR-Cloud mit physisch getrenntem, dedizierten Server, zertifiziert nach
   BSI 27001, ISAE 3402 Typ II, Vorbereitung für C.5 Zertifizierung
   vorzunehmen und zu gewährleisten.
   Der Auftragnehmer übernimmt die Organisation, Durchführung und
   technische Begleitung der Altdatenmigration von der bisherigen Lösung
   in Absprache mit dem Auftraggeber.
   II.2.5)Zuschlagskriterien
   Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium; alle Kriterien sind
   nur in den Beschaffungsunterlagen aufgeführt
   II.2.6)Geschätzter Wert
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
   dynamischen Beschaffungssystems
   Laufzeit in Monaten: 48
   Dieser Auftrag kann verlängert werden: nein
   II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
   Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
   II.2.11)Angaben zu Optionen
   Optionen: nein
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   II.2.14)Zusätzliche Angaben
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Teilnahmebedingungen
   III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
   Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:
   Zum Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit
   führen Sie bitte Angaben zu drei Referenzobjekten aus den letzten 3
   Jahren auf! Alle drei erfolgreichen Referenzprojekte wurden dabei an
   deutschen Forschungsinstituten/Hochschulen, mit tiefgreifender
   Integration mit dem ERP-System von MACH umgesetzt.
   III.2)Bedingungen für den Auftrag
   III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
   Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen
   Vertragsbestandteil:
   Die Vergabeunterlagen mit Anlagen
   Das Angebot des Auftragnehmers
   Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen
   (VOL/B), Ausgabe 2003
   Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für
   a) die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT Cloud)
   Datenschutzvereinbarung
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.1)Beschreibung
   IV.1.1)Verfahrensart
   Offenes Verfahren
   IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
   Beschaffungssystem
   IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: ja
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
   Tag: 17/10/2023
   Ortszeit: 12:00
   IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
   Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
   IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
   eingereicht werden können:
   Deutsch
   IV.2.6)Bindefrist des Angebots
   Das Angebot muss gültig bleiben bis: 06/11/2023
   IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote
   Tag: 17/10/2023
   Ortszeit: 13:30
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
   Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
   VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
   Aufträge werden elektronisch erteilt
   Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
   Die Zahlung erfolgt elektronisch
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Bekanntmachungs-ID: CXS0YHVY1BTAK590
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer des Landes Brandenburg
   Ort: 14473 Potsdam
   Land: Deutschland
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   13/09/2023
References
   6. mailto:joerg.lorenz@zalf.de?subject=TED
   7. http://zalf.de/
   8. https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHVY1BTAK590/documents
   9. https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXS0YHVY1BTAK590
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