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Ausschreibung: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung - DE-Stuttgart
IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Dokument Nr...: 558082-2023 (ID: 2023091509261559497)
Veröffentlicht: 15.09.2023
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  DE-Stuttgart: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
   2023/S 178/2023 558082
   Bekanntmachung einer Änderung
   Änderung eines Vertrags/einer Konzession während der Laufzeit
   Rechtsgrundlage:
   Richtlinie 2014/24/EU
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber/Auftraggeber
   I.1)Name und Adressen
   Offizielle Bezeichnung: Universität Stuttgart - Prorektorat
   Informationstechnologie
   Postanschrift: Keplerstraße 7
   Ort: Stuttgart
   NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
   Postleitzahl: 70174
   Land: Deutschland
   Kontaktstelle(n): Zentrale Beschaffungsstelle
   E-Mail: [7]beschaffung@verwaltung.uni-stuttgart.de
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse: [8]www.uni-stuttgart.de
   Abschnitt II: Gegenstand
   II.1)Umfang der Beschaffung
   II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen
   ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung
   Implementierungsleistungen Projektzeiterfassung und Schulungen
   II.1.2)CPV-Code Hauptteil
   72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und
   Hilfestellung
   II.1.3)Art des Auftrags
   Dienstleistungen
   II.2)Beschreibung
   II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
   Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen
   ERP-Systems für die Universität Stuttgart - hier: Beauftragung
   Implementierungsleistungen Projektzeiterfassung und Schulungen
   II.2.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
   Hauptort der Ausführung:
   Stuttgart
   II.2.4)Beschreibung der Beschaffung zum Zeitpunkt des Abschlusses des
   Vertrags:
   Beratung und Dienstleistung zur Erstellung eines ganzheitlichen
   zentralen ERP-Systems für die Universität Stuttgart auf Basis von SAP
   S/4HANA im Rahmen eines Stufenkonzepts. Die Universität Stuttgart
   betreibt derzeit ein SAP ERP 6.0 sowie ein SAP Business Warehouse
   (getrennte virtualisierte Server), welche beide auf SAP NetWeaver 7.5
   basieren. Als Datenbank wird MS SQL Server eingesetzt. Beide Systeme
   sind als 3-Systemlandschaft aufgebaut. Sie wurden 2007 als zentrale
   Systeme für das Rechnungswesen eingeführt.
   Fachlich sind die Module FI, FI-AA, CO und PSM ausgestaltet.
   Logistische Prozesse wie z.B. der Einkauf finden im System nicht statt.
   Die Personalabrechnung findet über das Landesamt für Besoldung und
   Versorgung Baden-Württemberg extern statt. Personalstammdaten sind
   nicht im System integriert. Das SAP ist zentralistisch organisiert. Ein
   Zugriff aus der Dezentrale auf das zentrale ERP-System besteht nicht.
   Die IT-Landschaft in den dezentralen Einrichtungen ist sehr heterogen.
   Während sehr kleine Institute auf Basis von Papier und Excel arbeiten,
   wurden in anderen Einrichtungen eigenständige ERP-Systeme mit
   unabhängiger Stammdatenhaltung, eigener Buchhaltung und teilweiser auch
   eigener Personalverwaltung eingeführt. Der hierfür genannte Grund ist
   eine nicht ausreichende Prozessunterstützung der dezentralen Belange
   durch das SAP-System der Zentralverwaltung. Beispielsweise werden
   keinerlei Aspekte der Planung für dezentrale Einheiten ermöglicht. Ein
   weiterer oft genannter Aspekt betrifft die fehlende
   Sys-temunterstützung zur Abwicklung von Drittmittelprojekten im Sinne
   eines zentralen Projektcontrollings. Insbesondere bei komplexen
   Projekten (bei denen einzelne Institute z.B. die Konsortialführerschaft
   in-nehaben) sind die derzeit im zentralen ERP-System angebotenen
   Strukturen nicht zweckmäßig.
   Eine Schnittstelle zum HIS SVA für das Personalmanagement existiert
   derzeit nicht. Das System d.3ecm als revisionssicheres Archiv (inkl.
   SAP ArchiveLink-Schnittstelle) wurde im Rahmen des Projekts "Digitaler
   Rechnungsworkflow (DRW)" eingeführt. Der Roll-Out der digitalen
   Eingangsrechnungsverarbeitung im Rahmen dieses Projekts auf Basis der
   Lösung XSuite Invoice auf die gesamte Universität wird bis Ende 2021
   abgeschlossen sein. Mit dieser Lösung werden große Teile der bisher
   papierbasierten Auszahlungs-anordnungen durch einen digitalen Workflow
   ersetzt.
   Die Schnittstellenlogik (insb. für die Übergabe der Kassenbuchungen aus
   den dezentral betriebenen ERP-Systemen) ist größtenteils in ein
   separates "Schnittstellensystem" (Eigenentwicklung) ausgelagert worden.
   Das BW-System wertet ausschließlich Daten aus dem SAP ERP aus, weitere
   Systeme sind derzeit nicht an-gebunden. Einen "Kontoauszug" im Sinne
   eines PSM-Budgetberichts bekommen die dezentralen Einrich-tungen über
   einen SAP BW-Bericht zur Verfügung gestellt, der zentral einheitlich
   zur Verfügung gestellt wird. Die Neukonzeptionierung des Berichtswesens
   ist Bestandteil der in diesem Dokument beschriebenen Aufgaben.
   Die dezentral betriebenen Lösungen bieten nur wenig Integration mit dem
   System der Zentralverwaltung. In den Bereichen, die nicht mit der
   Lösung für die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung abgedeckt werden,
   beschränkt sich eine Schnittstellenanbindung häufig auf das
   automatische Erzeugen der Papieranordnungen, die gedruckt an die
   Zentralverwaltung geschickt werden. Ein mengen-/wertmäßiger Abgleich
   ist aufgrund des zeitlichen Versatzes der Buchungen in den Systemen nur
   schwer möglich. Wenn ein Abgleich geschieht, dann rein manuell durch
   den händischen Vergleich von Berichten. Dies führt insbesondere im
   Rahmen des Jahresabschlusses sowie bei der Erzeugung von
   Steuermeldungen zu regelmäßigen Fehleranalysen und entsprechendem
   Frustpotential in der Zentralverwaltung und den dezentralen
   Einrichtunge
   Die Universität Stuttgart beabsichtigt, SAP S/4HANA in mehreren
   Implementierungsstufen einzuführen und damit eine Modernisierung ihres
   bestehenden ERP-Systems zu erreichen.
   II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen
   Beschaffungssystems oder der Konzession
   Beginn: 31/10/2021
   Ende: 30/06/2024
   II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
   das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
   Abschnitt IV: Verfahren
   IV.2)Verwaltungsangaben
   IV.2.1)Bekanntmachung einer Auftragsvergabe in Bezug auf diesen Auftrag
   Bekanntmachungsnummer im ABl.: [9]2021/S 252-671029
   Abschnitt V: Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   Auftrags-Nr.: 1
   Bezeichnung des Auftrags:
   Beratung und Dienstleistung zur Erstellungeines ganzheitlichen
   ERP-Systems für die Universität Stuttgart
   V.2)Auftragsvergabe/Konzessionsvergabe
   V.2.1)Tag des Abschlusses des Vertrags/der Entscheidung über die
   Konzessionsvergabe:
   11/10/2021
   V.2.2)Angaben zu den Angeboten
   Der Auftrag/Die Konzession wurde an einen Zusammenschluss aus
   Wirtschaftsteilnehmern vergeben: nein
   V.2.3)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   Offizielle Bezeichnung: Scheer GmbH
   Postanschrift: Uni-Campus Nord
   Ort: Saarbrücken
   NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
   Postleitzahl: 66123
   Land: Deutschland
   Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: ja
   V.2.4)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (zum Zeitpunkt
   des Abschlusses des Auftrags;ohne MwSt.)
   Gesamtwert der Beschaffung: 1 968 260.00 EUR
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.3)Zusätzliche Angaben:
   Fortsetzung zu Ziffer VII.2.2): Der Gesamtcharakter des Projektvertrags
   sowie des zu erstellenden ERP-Systems ändert sich durch die Änderung
   nicht, da es sich weiterhin um Beratungs-/Dienst- und Werkleistungen
   für das ERP-Projekt handelt.
   VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
   VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
   Offizielle Bezeichnung: Vergabekammer Baden-Württemberg
   Postanschrift: Durlacher Allee 100
   Ort: Karlsruhe
   Postleitzahl: 76137
   Land: Deutschland
   Telefon: +49 7219268730
   Fax: +49 7219263985
   VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
   Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:
   Auf die Frist gem. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB wird hingewiesen: Hat der
   Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union
   bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit
   30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der
   Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
   VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
   erteilt
   Offizielle Bezeichnung: xx
   Ort: xx
   Land: Deutschland
   VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   12/09/2023
   Abschnitt VII: Änderungen des Vertrags/der Konzession
   VII.1)Beschreibung der Beschaffung nach den Änderungen
   VII.1.1)CPV-Code Hauptteil
   72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und
   Hilfestellung
   VII.1.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
   VII.1.3)Erfüllungsort
   NUTS-Code: DE111 Stuttgart, Stadtkreis
   Hauptort der Ausführung:
   Stuttgart
   VII.1.4)Beschreibung der Beschaffung:
   Es handelt sich um zwei Beschaffungsteile:
   1) Vorgezogene Implementierung der Projektzeiterfassung in
   Implementierungsstufe 1b. Funktionaler Leistungsumfang unverändert,
   siehe Beschreibung in Ziffer II.2.4).
   2) Zusätzliche Beauftragung von Endanwenderschulungen.
   VII.1.5)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung, des dynamischen
   Beschaffungssystems oder der Konzession
   Beginn: 31/10/2021
   Ende: 31/07/2024
   VII.1.6)Angaben zum Wert des Auftrags/Loses/der Konzession (ohne MwSt.)
   Gesamtwert des Auftrags/des Loses/der Konzession: 1 688 775.00 EUR
   VII.1.7)Name und Anschrift des Auftragnehmers/Konzessionärs
   Offizielle Bezeichnung: Scheer GmbH
   Ort: Saarbrücken
   NUTS-Code: DEC01 Regionalverband Saarbrücken
   Land: Deutschland
   Der Auftragnehmer/Konzessionär ist ein KMU: nein
   VII.2)Angaben zu den Änderungen
   VII.2.1)Beschreibung der Änderungen
   Art und Umfang der Änderungen (mit Angabe möglicher früherer
   Vertragsänderungen):
   A) Frühere Vertragsänderungen:
   a) Geringfügige Auftragserweiterung auf Grundlage eines Change Requests
   in der Stufe 1a (Dienstleistungen Initiierungsphase Implementierung
   Grundsystem).
   b) Beauftragung der Implementierung der sog. Stufe 1(Leistungen Stufe
   1b) unter Änderung und Erweiterung des Auftragsgegenstands beauftragt
   (Änderungen im Kontierungsmodell, erweiterte Aufgaben aufgrund höherer
   Abstimmungsaufwände, Verschiebung des Enddatums in Bezug auf die
   Implementierung Stufe 1).
   B) Jetzt beauftragte Änderungen:
   a) Zusätzliche Implementierung der Projektzeiterfassung in
   Implementierungsstufe 1b. Funktionaler Leistungsumfang unverändert,
   siehe Beschreibung in Ziffer II.2.4).
   b) Zusätzliche Beauftragung von Endanwenderschulungen.
   Die Auftraggeberin stützt die Auftragsänderungen-/erweiterungen auf den
   Ausnahmetatbestand des § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB-. Da es sich um zwei
   Sachverhalte handelt, reicht der Platz in Ziffer VII.2.2) für die
   Begründung nicht aus. Siehe daher Ziffer VII.2.2) UND hier Ziffer
   VII.2.1).
   Gründe für die Änderung:
   Für die Implementierung der Projektzeiterfassung in
   Implementierungsstufe 1b:
   Im aktuellen Produktivsystem der Universität Stuttgart werden
   Arbeitszeiten in wirtschaftlichen Projekten in einem webbasierten
   System (System PZE) erfasst. Dieses System ist per Schnittstelle an SAP
   ECC 6.0 angeschlossen. In der Projektzeiterfassung wird auf das aktuell
   gültige Kontierungsmodell Bezug genommen. Dieses Kontierungsmodell
   ändert sich mit dem Umstieg auf SAP S/4 HANA grundlegend, sodass hier
   Anpassungen im PZE und in der Schnittstelle nötig werden. Das System
   selbst ist technisch veraltet, ein Supportvertrag mit dem Hersteller
   existiert nicht. Der Mitarbeiter der Universität, der die Schnittstelle
   zwischen PCT und SAP betreut hat, wurde im Frühjahr 2023 in den
   Ruhestand verabschiedet. Daher muss die Umsetzung bereits jetzt in der
   Implementierung des Grundsystems erfolgen.
    Die Projektzeiterfassung bzw. deren Implementierung war nicht in den
   ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen, weil für die Universität
   nicht vorhersehbar war, dass die Projektzeiterfassung obsolet und nicht
   mehr kompatibel sein würde.
    Technische und wirtschaftliche Gründe: Eine Erbringung der genannten
   Leistungen durch einen Drittauftragnehmer wäre bereits technisch kaum
   möglich, da die Leistungen nicht sauber vom Auftragsgegenstand für das
   Gesamtsystem zu trennen wären. Im Übrigen wäre jedoch ein solches
   Vorgehen aber auch wirtschaftlich sinnlos, da ein Drittunternehmer den
   immens großen Einarbeitungsaufwand ebenfalls mit abrechnen würde und
   die Kooperationshindernisse in Bezug auf diejenigen Leistungen, die im
   Gesamtprojekt und in Zusammenarbeit mit der Auftraggeberin erbracht
   werden, mit sehr großer Wahrscheinlichkeit auch zu technischen
   Folgeproblemen im System führen würden.
   VII.2.2)Gründe für die Änderung
   Notwendigkeit zusätzlicher Bauarbeiten, Dienstleistungen oder
   Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer/Konzessionär
   (Artikel 43 Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/23/EU, Artikel 72
   Absatz 1 Buchstabe b der Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 89 Absatz 1
   Buchstabe b der Richtlinie 2014/25/EU)
   Beschreibung der wirtschaftlichen oder technischen Gründe und der
   Unannehmlichkeiten oder beträchtlichen Zusatzkosten, durch die ein
   Auftragnehmerwechsel verhindert wird:
   Für die Endanwenderschulungen: Diese waren nicht in den ursprünglichen
   Vergabeunterlagen vorgesehen, weil die Universität von einem
   Train-The-Trainer-Konzept ausgegangen war und dieses ausgeschrieben
   hatte. Interne Umstände erfordern jetzt eine externe Erbringung.Die
   benötigten Schulungen sollen und müssen sich auf das konkrete System
   der Universität Stuttgart beziehen. Standard SAP-Schulungen werden hier
   nicht ausreichen, um einen erfolgreichen und für die Universität
   nutzenstiftenden Systemumstieg zu erreichen. Dies trifft auch auf die
   Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderhandbüchern zu. Eine
   Erbringung durch einen Drittauftragnehmer wäre bereits technisch kaum
   möglich, da sich dieser zuerst in die Spezifika des Systems der
   Universtität einarbeiten müsste und auch die hinter dem System
   liegenden Prozessabläufe nicht kennt. Beträchtliche Zusatzkosten, da
   ein Drittunternehmer den immens großen Einarbeitungsaufwand ebenfalls
   mit abrechnen würde.Siehe auch Ziffer VII.2.1)
   VII.2.3)Preiserhöhung
   Aktualisierter Gesamtauftragswert vor den Änderungen (unter
   Berücksichtigung möglicher früherer Vertragsänderungen und
   Preisanpassungen sowie im Falle der Richtlinie 2014/23/EU der
   durchschnittlichen Inflation im betreffenden Mitgliedstaat)
   Wert ohne MwSt.: 2 969 207.23 EUR
   Gesamtauftragswert nach den Änderungen
   Wert ohne MwSt.: 3 131 407.23 EUR
References
   7. mailto:beschaffung@verwaltung.uni-stuttgart.de?subject=TED
   8. http://www.uni-stuttgart.de/
   9. https://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:671029-2021:TEXT:DE:HTML
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