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Öffentliche Ausschreibungen

Titel : DE-Neu-Ulm - Dokumentenverwaltungssystem
Dokument-Nr. ( ID / ND ) : 2019061209273961545 / 271551-2019
Veröffentlicht :
12.06.2019
Angebotsabgabe bis :
17.07.2019
Dokumententyp : Ausschreibung
Vertragstyp : Lieferauftrag
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren
Unterteilung des Auftrags : Gesamtangebot
Zuschlagkriterien : Wirtschaftlichstes Angebot
Produkt-Codes :
48311100 - Dokumentenverwaltungssystem
48000000 - Softwarepaket und Informationssysteme
48219300 - Verwaltungssoftwarepaket
DE-Neu-Ulm: Dokumentenverwaltungssystem

2019/S 111/2019 271551

Auftragsbekanntmachung

Lieferauftrag
Legal Basis:
Richtlinie 2014/24/EU

Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
I.1)Name und Adressen
Stadt Neu-Ulm
Augsburger Str. 15
Neu-Ulm
89231
Deutschland
Kontaktstelle(n): Zentrale Vergabestelle
Telefon: +49 73170501202
E-Mail: [1]vergabestelle@neu-ulm.de
NUTS-Code: DE279

Internet-Adresse(n):

Hauptadresse: [2]https://my.vergabe.bayern.de

Adresse des Beschafferprofils: [3]https://my.vergabe.bayern.de
I.2)Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
I.3)Kommunikation
Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und
vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:
[4]https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId
/platformId/1/tenderId/171525
Weitere Auskünfte erteilen/erteilt die oben genannten Kontaktstellen
Angebote oder Teilnahmeanträge sind einzureichen elektronisch via:
[5]https://my.vergabe.bayern.de
Im Rahmen der elektronischen Kommunikation ist die Verwendung von
Instrumenten und Vorrichtungen erforderlich, die nicht allgemein
verfügbar sind. Ein uneingeschränkter und vollständiger direkter Zugang
zu diesen Instrumenten und Vorrichtungen ist gebührenfrei möglich
unter: [6]https://my.vergabe.bayern.de
I.4)Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
I.5)Haupttätigkeit(en)
Allgemeine öffentliche Verwaltung

Abschnitt II: Gegenstand
II.1)Umfang der Beschaffung
II.1.1)Bezeichnung des Auftrags:

Neues Dokumenten Management System
Referenznummer der Bekanntmachung: 19-VgV-013
II.1.2)CPV-Code Hauptteil
48311100
II.1.3)Art des Auftrags
Lieferauftrag
II.1.4)Kurze Beschreibung:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit
rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung
und Workflowfunktion. Unter Dokumenten Management System mit
rechtssicherer elektronischer Archivierung ist ein System gemeint,
dass die Unveränderbarkeit und Wiederherstellbarkeit von Unterlagen für
die Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet.
II.1.5)Geschätzter Gesamtwert
Wert ohne MwSt.: 220 000.00 EUR
II.1.6)Angaben zu den Losen
Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
II.2)Beschreibung
II.2.1)Bezeichnung des Auftrags:
II.2.2)Weitere(r) CPV-Code(s)
48000000
48219300
II.2.3)Erfüllungsort
NUTS-Code: DE279
II.2.4)Beschreibung der Beschaffung:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit
rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronischer Aktenführung
und Workflowfunktion:

Beratung: Bereits bei der Planung, aber auch bei der Einführung der
DMS-Lösung, erwartet die Stadt Neu-Ulm vom Bieter eine ausführliche
Beratung hinsichtlich technischer und organisatorischer Aspekte, sodass
notwendige Entscheidungen in Kenntnis möglicher Konsequenzen getroffen
werden können.

Umsetzungskonzept: Erstellung eines Umsetzungskonzepts (Lösungskonzept)

DMS-Basisinstallation: Lieferung, Installation und Inbetriebnahme der
lizenzierten Software. Die DMS-Basisinstallation muss alle benötigten
Leistungen umfassen, die zur Inbetriebnahme der zugesicherten
Standardfunktionen der gelieferten Produkte erforderlich sind.

Kundenspezifische DMS-Lösung einrichten: Erstellung und Lieferung der
kundenspezifischen Anwendungsmodule für die DMS-Lösung hat ab
Vergabeentscheidung anhand der Leistungsbeschreibung, der weiteren
Ausschreibungsunterlagen und des Umsetzungskonzeptes zu erfolgen.

Dokumentation bereitstellen: der Bieter erstellt und liefert umfassende
Dokumentationen.

Quelltexte bereitstellen: Alle Rechte zur Nutzung kundenindividuell
erstellter Programme/Scripte etc. gehen mit der Abnahme an den Kunden
über.

Schulungen durchführen: Für die Einrichtung und Produktivsetzung der
komplexen DMS-Umgebung müssen auf unterschiedlicher Ebene
Schulungsmaßnahmen angeboten werden.

Support bereitstellen: Es wird erwartet, dass der Bieter im Rahmen der
Supportleistungen eine Hotline für die Aufnahme und Behandlung von
Störungsmeldungen unterhält, die montags bis freitags von 7.30 Uhr bis
18.00 Uhr, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, permanent
besetzt ist.

Softwarepflege, neue Softwareversionen im Rahmen der Supportleistungen:
der Bieter muss der Stadtverwaltung Updates (Fehlerbehebungen,
Sicherheits-Patches etc.) der lizenzierten Software im Rahmen des
Softwarepflegevertrags zur Verfügung stellen.
II.2.5)Zuschlagskriterien
Die nachstehenden Kriterien
Qualitätskriterium - Name: Lösungskonzept und Vorgehensweise /
Gewichtung: 30
Qualitätskriterium - Name: Leistungskatalog/Anforderungskatalog /
Gewichtung: 40
Preis - Gewichtung: 30
II.2.6)Geschätzter Wert
Wert ohne MwSt.: 220 000.00 EUR
II.2.7)Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des
dynamischen Beschaffungssystems
Laufzeit in Monaten: 48
Dieser Auftrag kann verlängert werden: ja
Beschreibung der Verlängerungen:

Jährliche Verlängerung bei Nichtkündigung des laufenden Vertrags
II.2.9)Angabe zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur
Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden
Geplante Anzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern:

Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt unter Beachtung der
Bestimmungen der VgV. Die Teilnahmeanträge werden geprüft und bewertet
hinsichtlich:

formale Vollständigkeit und fachliche Richtigkeit,

Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Nichtvorhandensein von
Ausschlussgründen, Einhaltung der vorgegebenen Kriterien.

Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen und
übersteigt die Bewerberzahl die vorgesehene Teilnehmerzahl, erfolgt die
Auswahl unter den verbliebenen gleich geeigneten Bewerbern durch
Losentscheid.
II.2.10)Angaben über Varianten/Alternativangebote
Varianten/Alternativangebote sind zulässig: nein
II.2.11)Angaben zu Optionen
Optionen: nein
II.2.12)Angaben zu elektronischen Katalogen
II.2.13)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
Der Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm,
das aus Mitteln der EU finanziert wird: nein
II.2.14)Zusätzliche Angaben

Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
Angaben
III.1)Teilnahmebedingungen
III.1.1)Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen
hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister
Auflistung und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Folgende Angaben zur persönlichen Lage des Wirtschaftsteilnehmers sowie
Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder
Handelsregister sind abzugeben:

Mit dem Teilnahmeantrag ist der Eignungsnachweis zudem entweder durch
eine den Ausschreibungsunterlagen beiliegende Eigenerklärung zur
Eignung (Formblatt L 124) oder eine Einheitliche Europäische
Eigenerklärung(EEE) zu erbringen.

Erklärung, dass keine Ausschlussgründe i. S. d. § 123 und § 124 GWB
vorliegen, welche die Zuverlässigkeit des Unternehmens in Frage stellt,

Erklärung, dass das Unternehmen in den vorangegangenen beiden Jahren
nicht.

Gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 SchwarzArbG

Gem. § 21 Abs. 1 AEntG oder

Gem. § 19 Abs. 1 MiLoG

Mit einer Freiheitsstrafe von mehr als 3 Monaten oder einer Geldstrafe
von mehr als 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2.500 Euro
belegt worden ist.

Erklärung, dass das Unternehmen seine Verpflichtung zur Zahlung von
Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen
Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung
unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat,

Erklärung, dass das Unternehmen Mitglied der Berufsgenossenschaft
ist,

Erklärung, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares
gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde,
ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich
das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, bzw. ein Insolvenzplan
rechtkräftig bestätig wurde,

Erklärung über die Eintragung des Unternehmens in das
Berufs-/Handelsregister, Eintragung in der Handwerksrolle oder bei der
Industrie-und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Mehrfachbewerbungen [einzeln und als Mitglied einer
Bewerbergemeinschaft] sind unzulässig. Vorgesehene Nachunternehmer
dürfen nur dann als Bewerber oder Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft
auftreten oder für mehrere Bewerber eingebunden werden
[Mehrfachbeteiligungen], wenn der Geheimwettbewerb gewahrt ist,
insbesondere keine Kenntnis von oder kalkulationserhebliche
Einflussmöglichkeiten auf Angebotspreise mehrerer Bieter besteht.

Bei Bildung von Bietergemeinschaften kommt es hinsichtlich der
Fachkunde und Leistungsfähigkeit auf die der Bietergemeinschaft
insgesamt zur Verfügung stehenden Fähigkeiten an. Der Nachweis des
Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB ist von
jedem Bieter und Mitglied einer Bietergemeinschaft stets selbst
nachzuweisen.
III.1.2)Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der
Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit des
Bewerbers festzustellen, sind (Bewertungskriterien):

Die Projekt- und Implementierungserfahrung des Bieters/Bewerbers mit
der in der Ausschreibung angebotenen DMS-Lösung in Jahren der anteilige
Jahresumsatz des Unternehmens (in Euro) für das letzte abgeschlossene
Geschäftsjahr (je nach Geschäftsjahresabschluss), für Leistungen
(Lizenzen, Dienstleistung, Wartungseinnahmen, Hardware), die eindeutig
auf DMS-Projekte bezogen werden können
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Ein Nachweis zur Vermögensschadenshaftpflicht mit einer
Mindestdeckungssumme je Schadenfall von 1,5 Mio. EUR, 2-fach maximiert
liegt den Bewerbungsunterlagen bei oder aber eine Eigenerklärung
(formlos) des Bewerbers mit dem Inhalt, dass eine Versicherung im
Zuschlagsfall abgeschlossen wird. (Ausschlusskriterium)
III.1.3)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auflistung und kurze Beschreibung der Eignungskriterien:

Die technische Leistungsfähigkeit wird anhand folgender Kriterien
überprüft (Bewertungskriterien):

Anzahl der Kunden, die vom Bewerber gegen Entgelt in den letzten 10
Jahren DMS-Lösungen bezogen haben. Wenn mehr als 15 Kunden angekreuzt
wurde, ist vom Bewerber eine Liste mit mindestens 15 Kunden den
Bewerbungsunterlagen beizufügen,

Anzahl Mitarbeiter des Bewerbers ausschließlich im Geschäftsbereich
der angebotenen DMS-Lizenzprodukte.

Des Weiteren werden zur technischen Leistungsfähigkeit des Bewerbers
Referenzen abgefragt, die ab dem 1.1.2014 die angebotene DMS-Lösung
produktiv betreiben. Von den genannten Referenzen werden die 3
höchstbewerteten Referenzen in die Bewertung einfließen
(Bewertungskriterien).

Verwaltungsreferenzen:

Straße/Postfach; PLZ; Ort (Anschrift) und Ansprechpartner,

Art der Verwaltung,

Verwaltungsgröße,

Anzahl der aktiven Benutzer, die mit der originären
DMS-Anwendungsoberfläche als primären DMS-Anwendungsclient arbeiten,

Integration des DMS in Fachverfahren, welche bei der genannten
Referenz eingesetzt werden (die Art und Weise der Integration ist
hierbei nicht ausschlaggebend),

Produkte vergleichbar mit MS Office (also Büro oder Mail-Software)
werden nicht als Fachverfahren gewertet,

Wurde bei der Referenz die DMS-Lösung Regisafe (ehemals Hans-Held
heute comundus REGISAFE GmbH) migriert,

Wurde bei der Referenz ein mobiler Zugriff/eine mobile Applikation
realisiert,

Wurde bei der Referenz die Arbeit nach Aktenplan bzw. auch
Teilaktenplan (editierbar) realisiert.
Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

Verwaltungsreferenz (Ausschlusskriterium):

Mindestens eine Referenz muss aus dem Bereich der allgemeinen
Verwaltung (Städte oder Landkreise /Kreise bzw. kommunale Verbände
sowie Behörden, Ministerien und, bei Projekten im nicht-deutschen Raum,
vergleichbare Verwaltungsebenen) stammen und mehr als 350 Personen im
Verwaltungsbereich beschäftigen. Diese Referenz muss mindestens 1
Fachverfahren mit einer DMS-Lösung auf Basis einer MS-SQL-Server
Datenbank einsetzen.

Name der Referenz,

Ansprechpartner bei der Referenz,

Referenz seit,

die Anwender der Referenz nutzen die originäre
DMS-Anwendungsoberfläche zur Ablage und Recherche von Dokumenten in
elektronisch abgebildeten Ablage- oder auch Aktenstrukturen,

mindestens ein Fachverfahren ist in die DMS-Lösung der Referenz
integriert.

Alle benannten Personen sowie alle zur Vertragserfüllung tätigen
Mitarbeiter beherrschen die deutsche Sprache zumindest vertragssicher
in Wort und Schrift, entspricht Niveaustufe C1 Fachkundige
Sprachkenntnis im Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen
(GER) (Ausschlusskriterium).
III.1.5)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
III.2)Bedingungen für den Auftrag
III.2.2)Bedingungen für die Ausführung des Auftrags:
III.2.3)Für die Ausführung des Auftrags verantwortliches Personal

Abschnitt IV: Verfahren
IV.1)Beschreibung
IV.1.1)Verfahrensart
Verhandlungsverfahren
IV.1.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung oder zum dynamischen
Beschaffungssystem
IV.1.4)Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder
Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs
Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks
schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu
verhandelnden Angebote
IV.1.5)Angaben zur Verhandlung
Der öffentliche Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf
der Grundlage der ursprünglichen Angebote zu vergeben, ohne
Verhandlungen durchzuführen
IV.1.6)Angaben zur elektronischen Auktion
IV.1.8)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
Der Auftrag fällt unter das Beschaffungsübereinkommen: nein
IV.2)Verwaltungsangaben
IV.2.1)Frühere Bekanntmachung zu diesem Verfahren
IV.2.2)Schlusstermin für den Eingang der Angebote oder Teilnahmeanträge
Tag: 17/07/2019
Ortszeit: 11:00
IV.2.3)Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur
Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber
Tag: 01/08/2019
IV.2.4)Sprache(n), in der (denen) Angebote oder Teilnahmeanträge
eingereicht werden können:
Deutsch
IV.2.6)Bindefrist des Angebots
Das Angebot muss gültig bleiben bis: 31/03/2020
IV.2.7)Bedingungen für die Öffnung der Angebote

Abschnitt VI: Weitere Angaben
VI.1)Angaben zur Wiederkehr des Auftrags
Dies ist ein wiederkehrender Auftrag: nein
VI.2)Angaben zu elektronischen Arbeitsabläufen
VI.3)Zusätzliche Angaben:

Die Teilnahmeanträge/Angebote sind ausschließlich elektronisch in
Textform über [7]https://my.vergabe.bayern.de einzureichen.

Andere Abgabearten werden nicht zugelassen. Der Auftrag wird
schriftlich erteilt. (Art. 38 Abs. 2 GO),

Bewerberfragen sind elektronisch über [8]https://my.vergabe.bayern.de
zu stellen.
VI.4)Rechtsbehelfsverfahren/Nachprüfungsverfahren
VI.4.1)Zuständige Stelle für Rechtsbehelfs-/Nachprüfungsverfahren
Vergabekammer Südbayern
Maximilianstraße 39
München
80538
Deutschland
Telefon: +49 8921760
Fax: +49 8921762914
VI.4.2)Zuständige Stelle für Schlichtungsverfahren
VI.4.3)Einlegung von Rechtsbehelfen
Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen:

Der Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen
Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10
Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung
erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der
Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe
gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den
Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der
Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber
gerügt werden,

4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des
Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
VI.4.4)Stelle, die Auskünfte über die Einlegung von Rechtsbehelfen
erteilt
Stadt Neu-Ulm
Augsburger Str. 15
Neu-Ulm
89231
Deutschland
Telefon: +49 73170500
E-Mail: [9]vergabestelle@neu-ulm.de

Internet-Adresse: [10]www.neu-ulm.de
VI.5)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
11/06/2019

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References

1. mailto:vergabestelle@neu-ulm.de?subject=TED
2. https://my.vergabe.bayern.de/
3. https://my.vergabe.bayern.de/
4. https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/171525
5. https://my.vergabe.bayern.de/
6. https://my.vergabe.bayern.de/
7. https://my.vergabe.bayern.de/
8. https://my.vergabe.bayern.de/
9. mailto:vergabestelle@neu-ulm.de?subject=TED
10. http://www.neu-ulm.de/

 
 
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