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Ausschreibung: Dokumentenmanagement - DE-Bonn
Dokumentenmanagement
Dokument Nr...: 111861-2018 (ID: 2018031309335235037)
Veröffentlicht: 13.03.2018
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  DE-Bonn: Dokumentenmanagement
   2018/S 50/2018 111861
   Vorinformation
   Dienstleistungen
   Richtlinie 2004/18/EG
   Abschnitt I: Öffentlicher Auftraggeber
   I.1)Name, Adressen und Kontaktstelle(n)
   Deutsches Zentrum für Neurodegenerative Erkrankungen e. V.
   Sigmund-Freud-Str. 27
   Zu Händen von: Ute Meinen
   53127 Bonn
   Deutschland
   Telefon: +49 22843302-163
   E-Mail: [1]beschaffung@dzne.de
   Fax: +49 22843302-169
   Internet-Adresse(n):
   Hauptadresse des öffentlichen Auftraggebers: [2]www.dzne.de
   Weitere Auskünfte erteilen: die oben genannten Kontaktstellen
   I.2)Art des öffentlichen Auftraggebers
   Sonstige: Forschungszentrum
   I.3)Haupttätigkeit(en)
   Sonstige: Forschung
   I.4)Auftragsvergabe im Auftrag anderer öffentlicher Auftraggeber
   Der öffentliche Auftraggeber beschafft im Auftrag anderer öffentlicher
   Auftraggeber: nein
   Abschnitt II.B: Auftragsgegenstand (Lieferungen oder Dienstleistungen)
   II.1)Bezeichnung des Auftrags durch den öffentlichen Auftraggeber:
   100018002- externe Beratungsleistung für die Unterstützung bei dem
   Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beim DZNE
   II.2)Art des Auftrags und Ort der Lieferung bzw. Ausführung
   Dienstleistungskategorie Nr 11: Unternehmensberatung [6] und verbundene
   Tätigkeiten
   Bonn
   NUTS-Code DEA22
   II.3)Angaben zur Rahmenvereinbarung
   Die Bekanntmachung betrifft den Abschluss einer Rahmenvereinbarung:
   nein
   II.4)Kurze Beschreibung der Art und der Menge bzw. des Werts der Waren
   bzw. Dienstleistungen:
   Aufforderung zum Teilnahmewettbewerb an einem Verhandlungsverfahren zur
   Beauftragung einer Beratungsleistung für die Unterstützung bei dem
   Projekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems beim DZNE.
   1. Ziel des Projektes
   Ziel ist die Bereitstellung eines einheitlichen, sicheren und jederzeit
   recherchierbaren Repository für unstrukturierte Informationen mit der
   Möglichkeit zur Implementierung von Arbeitsabläufen und zur Integration
   von Drittsystemen,
   Für eine durchgängige digitale Sachbearbeitung (Workflow),
   Zur Verbesserung der Ablagequalität,
   Für ein strukturiertes Finden von Dokumenten und Vorgängen über
   Abteilungen hinweg,
   Für ein Zentralisiertes Archiv für Verwaltungsaktivitäten,
   Und für die weitestgehende Automatisierung hochvolumiger
   Ablageaufgaben.
   Dazu sollen in diesem Projekt folgende Ergebnisse erzielt werden:
   Einführung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur digitalen
   Bearbeitung von Vorgängen und der elektronischen Erfassung,
   Archivierung und Organisation von Dokumenten über den gesamten
   Document-Lifecycle unter Einhaltung von regulatorischen Vorgaben zur
   Aufbewahrung und Einsichtnahme (Datenschutz  DS-GVO und jeweils
   aktuell geltende Gesetze, Beteiligungsrechte des Betriebsrates, GoBD
   etc.).
   Operative Inbetriebnahme der Pilotfelder Personalakte, Vertrags-,
   Beschaffungsmanagement (Vergabe, Verträge) und zugehörigen
   finanzrelevanten Unterlagen (Rechnungen) sowie Bereitstellung von
   Strukturen für die Planung und Umsetzung weiterer Einsatzfelder.
   Die Umsetzung erfolgt in zwei Projektphasen. Phase I: Vorstudie,
   Analyse sowie Auswahl und Beschaffung des Systems. Phase II:
   Inbetriebnahme der Pilotfelder.
   Phase I.
   Vorgangsanalyse der 4 Pilotfelder.
   (Bestandsaufnahme (IST), fachliche Ziele und Anforderungen).
   Fachliche und technische Spezifikation.
   (Feinkonzept (SOLL)).
   Marktanalyse, Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Entscheidungsvorlage.
   (Zweckmäßigkeit, Kosten-Nutzen Vergleich).
   Vorbereitung der Ausschreibung und Anbieterauswahl
   Dokumentenmanagementsystem.
   (Lastenheft).
   Phase II.
   Projekt- und Veränderungsmanagement.
   Gesamt- und Detailprojektplanung (Initialisierung).
   Fachliche Aufbereitung und Zuarbeit (Inhalt und Prozesse).
   Systemintegration (Installation, Customizing und Tests).
   Inbetriebnahme (Abnahme und Anwenderschulung).
   Die Beauftragung der Beratungsleistung soll die gesamte Projektlaufzeit
   umfassen und bezieht sich auf die Unterstützung bei der IST-Analyse,
   dem Anforderungsmanagement, dem Projektmanagement, dem Changemanagement
   und Projektmonitoring mit dem Ziel, einen Systemintegrator für die
   technische Umsetzung zu finden und dessen Umsetzung zu steuern.
   Der Auftraggeber behält sich gem. VgV §51 die Begrenzung der Anzahl der
   Bewerber vor. Sofern ausreichende geeignete Bewerber vorliegen, werden
   mindestens drei, höchstens jedoch fünf Bieter zur Abgabe eines
   Erstangebotes und Verhandlungen eingeladen. Gem. VgV §17 Abs. 11 behält
   sich der Auftraggeber vor den Zuschlag bereits auf das Erstangebot zu
   erteilen. Weiterhin besteht für den Auftraggeber das Recht gem. VgV §17
   Abs. 12 das Verfahren in Phasen abzuwickeln und nur die Mindestzahl der
   Bewerber zur Abgabe finaler Angebote aufzufordern.
   Lose
   Aufteilung des Auftrags in Lose: nein
   II.5)Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
   72512000 - DA30
   II.6)Voraussichtlicher Beginn der Vergabeverfahren
   10.3.2018
   II.7)Angaben zum Beschaffungsübereinkommen (GPA)
   II.8)Zusätzliche Angaben:
   Dies ist ein Aufruf zum Teilnahmewettbeweb für das anschließende
   Verhandlungsverfahren. Abgabefrist der Teilnahmeanträge ist der
   9.4.2018, 12.00 . Die vollständige Beschreibung des
   Verhandlungsverfahrens inkl. Teilnahmewettbewerb stehen unter
   [3]https://www.dzne.de/ueber-uns/ausschreibungen-veroeffentlichungen/au
   sschreibungen/ zum Download bereit
   Abschnitt III: Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische
   Angaben
   III.1)Bedingungen für den Auftrag
   III.1.1)Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder
   Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften:
   III.2)Teilnahmebedingungen
   III.2.1)Angaben zu vorbehaltenen Aufträgen
   Abschnitt VI: Weitere Angaben
   VI.1)Angaben zu Mitteln der Europäischen Union
   Auftrag steht in Verbindung mit einem Vorhaben und/oder Programm, das
   aus Mitteln der Europäischen Union finanziert wird: nein
   VI.2)Zusätzliche Angaben:
   VI.3)Angaben zum allgemeinen Rechtsrahmen
   VI.4)Tag der Absendung dieser Bekanntmachung:
   9.3.2018
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References
   1. mailto:beschaffung@dzne.de?subject=TED
   2. http://www.dzne.de/
   3. https://www.dzne.de/ueber-uns/ausschreibungen-veroeffentlichungen/ausschreibungen/
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             Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for:
       The Office for Official Publications of the European Communities
                The Federal Office of Foreign Trade Information
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