Ausschreibung: Rahmenvertrag zu Agenturleistungen für verschiedene Veranstaltungsformate - DE-Düsseldorf Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen Dokument Nr...: 909474-2024 (ID: 2024100308164496175) Veröffentlicht: 03.10.2024 * Rahmenvertrag zu Agenturleistungen für verschiedene Veranstaltungsformate VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 1 25.09.2024 15:48 Uhr - VMS 11.4.1.0719 Auftragsbekanntmachung Aktenzeichen: Z.14 Vergabe-Nr.: 74/24 Bezeichnung des Verfahrens: Rahmenvertrag zu Agenturleistungen für verschiedene Veranstaltungsformate 1. Art der Vergabe Öffentliche Ausschreibung nach 9 UVgO 2. Bezeichnung der zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle Bezeichnung Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Postanschrift Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf Umsatzsteuer- Identifikationsnummer DE314836816 Zu Händen von Frau Dr. Jessica Klein Fax +49 2118964555 Telefon +49 21189604 E-Mail-Adresse vergabestelle@mkw.nrw.de Hauptadresse (URL) http://www.mkw.nrw.de 3. Bezeichnung der den Zuschlag erteilenden Stelle Wie Ziffer 2 Adresse 4. Bezeichnung der Stelle, bei der die Angebote einzureichen sind Wie Ziffer 2 Adresse Elektronische Angebote werden über den Vergabemarktplatz des Landes NRW eingereicht. 5. Form der Angebote Zugelassen ist: die Abgabe elektronischer Angebote ausschließlich unter https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/ CXS7YYPY1V7Y7X54 der Angebote in Schriftform. 6. Art und Umfang der Leistung sowie Ort der Leistungserbringung 1. Der Auftraggeber beabsichtigt mit dieser Vergabe die Beauftragung einer Auftragnehmerin zur Erbringung von Agenturleistungen in Form eines Rahmenvertrags, aus dem sukzessive und anlassbezogen Leistungen, die für das Gelingen der diversen Veranstaltungsformate erforderlich sind, abgerufen werden können. Folgenden Leistungen sind zu erbringen: 1) Veranstaltungsorganisation: Die Vorbereitung, Durchführung und Abwicklung von Veranstaltungen, Sitzungen, Seminaren, Sessions und Aktionen sind die Aufgaben der Auftragnehmerin. Jeweils in enger Absprache mit dem Auftraggeber erbringt die Auf-tragnehmerin sämtliche, üblichen Leistungen einer Agentur. Sie unterstützt z.B. den Auftraggeber bei der Formatund Konzeptentwicklung im Vorfeld von Aktivitäten. VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 2 25.09.2024 15:48 Uhr - VMS 11.4.1.0719 2) Personelle Unterstützung: Die Auftragnehmerin stellt für die Veranstaltungsorganisation und - durchführung aller erteilten Aufträge das hierfür erforderliche Personal zur Verfügung. Dies kann auch durch die Beauftragung von Unterauftragnehmern umgesetzt werden. 3) Infrastruktur: Die Auftragnehmerin stellt die notwendige Infrastruktur, die für die Ausführung des erteilten Auftrags notwendig ist, zur Verfügung. Diese kann je nach Auftrag sehr unterschiedliche Anforderungen aufweisen: a) Transport und Transportmittel: Zudem ist von der Auftragnehmerin sicherzustellen, dass alle für die Veranstaltung bzw. Aktivität notwendigen Materialien den Veranstaltungsort erreichen. Auf Verlangen stellt die Auftragnehmerin dem Auftraggeber an einzelnen Tagen jeweils ein modernes und gepflegtes, abschließbares und versichertes Transportfahrzeug in neutraler Lackierung bzw. bei Bedarf auch in ge-brandetem Design mit Fahrer/in zur Verfügung (z.B. "Mercedes Sprinter Kastenwa-gen Standard" oder gleichwertig mit wenigstens 3,25 m x 1,50 m Ladefläche und maximalem Versicherungsschutz). b) Beförderung: Auf Verlangen stellt die Auftragnehmerin zudem sicher, dass min-destens ein/e Beschäftigte/r oder Beauftragte/r der Landeszentrale sowie die Materialien der Landeszentrale an die Veranstaltungsorte befördert werden können. c) Digitale Veranstaltungen (optional) aa) Die Auftragnehmerin muss die notwendige Infrastruktur für digitale Veranstal-tungsformate zur Verfügung stellen und anwenden können. bb) Alle notwendigen Leistungen, die für das Gelingen der digitalen Veranstaltungsformate erforderlich sind, müssen erbracht werden können. cc) Dazu zählen neben dem Angebot passender digitaler Plattformen auch Ent-wicklung, Konzeptualisierung und technische Umsetzung der Veranstaltungs-formate. Die genaue Art, der Umfang und der Zeitpunkt der zu erbringenden Leistungen sind zum Zeitpunkt dieses Vergabeverfahrens noch nicht im vollen Umfang absehbar und beschreibbar. Durchschnittlich werden jährlich ca. 18 analoge Veranstaltungen in den Jahren 2025/2026 umzusetzen sein. Digitale oder hybride Veranstaltungsformate stellen derzeit noch eine Ausnahme dar. Hier ist eine Veranstaltung pro Jahr als Option einzuplanen. Folgende analoge Veranstaltungen sind fest einzuplanen: Informationsreihe "Islam von Islamismus unterscheiden" für Lehrkräfte und pädagogische Fachkräfte, jährliche Landes-demokratiekonferenz und Aktivitäten zur Kommunal- und Bundestagswahl 2024. Vergleiche im Einzelnen die Ausführungen in der Leistungsbeschreibung. Erfüllungsort: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen, Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf Auftragsgegenstand ist eine Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer. Geschätzter Gesamtwert über die Laufzeit (ohne USt): 203.000,00 Periodizität und Wert der zu vergebenden Aufträge: Es ist vorgesehen, den Vertrag mit einer Laufzeit vom 01.01.2025 bis 31.12.2026 zu schließen. Dazu wird die Option auf eine Verlängerung des Vertragsverhältnisses vom 01.01.2027 bis zum 31.12.2027 eingeräumt. Von diesem Recht hat der Auftraggeber spätestens bis zum 30.09.2026 Gebrauch zu machen, andernfalls kann die Auftragnehmerin die Verlängerung verweigern. Die Ausübung des Optionsrechts hat in Textform (z.B. per E-Mail) zu erfolgen. Der Auftragswert wird wie folgt geschätzt: - 2025: ca. 70.000 EUR netto - 2026: ca. 70.000 EUR netto - 2027: ca. 70.000 EUR netto (Option auf Verlängerung) Dies stellt nur eine Schätzung dar und begründet keinen Anspruch der Auftragnehmerin auf ein bestimmtes Auftragsvolumen. VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 3 25.09.2024 15:48 Uhr - VMS 11.4.1.0719 7. ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen. 8. ggf. Zulassung von Nebenangeboten Nebenangebote werden nicht zugelassen. 9. etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist 10. Elektronische Adresse, unter der die Vergabeunterlagen abgerufen werden können oder die Bezeichung und die Anschrift der Stelle, die die Vergabeunterlagen abgibt oder bei der sie eingesehen werden können Adresse zum elektronischen Abruf: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS7YYPY1V7Y7X54/documents Hinweise zu Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit sind den Nutzungsbedingungen des Vergabemarktplatzes NRW zu entnehmen. Anschrift der Stelle Wie Ziffer 2 Adresse 11. Ablauf der Angebotsfrist 24.10.2024 12:00 Uhr 12. Ablauf der Bindefrist 05.12.2024 13. Höhe geforderter Sicherheitsleistungen 14. Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind 15. Vorzulegenden Unterlagen Mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung über eine Berufshaftpflichtversicherung bezogen auf den Ausschreibungs-/ Auftragsgegenstand unter Angabe der maximalen Deckungssumme je Schadensfall und Versicherungsjahr für Personen-, Sach- und Vermögensschäden nach dem in der Vergabeunterlage ausgewiesenen Muster - Unternehmensbeschreibung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Vom Bieter erstellte Beschreibung seines Unternehmens mit einer Darstellung seiner Struktur, seiner hauptsächlichen Tätigkeitsfelder und seiner fachlichen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Unternehmens sowie evtl. eine entsprechende Beschreibung der Unterauftragnehmerin. Die Darstellung ist auf maximal drei Seiten (DIN A 4) zu beschränken. Darüber hinaus ist die Übersendung von Unternehmensbroschüren und sonstigen allgemeine Werbemittel nicht zulässig. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Nachweis über Erfahrungen mit Veranstaltungen in dem Bereich der politischen Bildung, insbesondere mit mobilen Veranstaltungsformaten der aufsuchenden politischen Bildung, z.B. vergleichbar mit der Demokratietour der Landeszentrale (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen durch mindestens drei unterschiedliche Veranstaltungen (Referenzen), bei denen konzeptionell mitgearbeitet wurde, aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maxi-mal drei Seiten (DIN-A 4). - Nachweis über Erfahrungen mit Veranstaltungen, bei denen außergewöhnliche Anforderungen an die Sicherheitsrelevanz gestellt werden (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 4 25.09.2024 15:48 Uhr - VMS 11.4.1.0719 durch mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal einer Seite (DIN-A 4). - Nachweis über Erfahrungen mit öffentl. Auftraggebern bei der Vorbereitung und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen mit ähnlichen Leistungen, wie sie hier ausgeschrieben sind (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen durch mindestens drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal drei Seiten (DIN-A 4). - Nachweis über Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei der Vorbereitung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien sowie der Presse- und Medienarbeit für öffentliche Veranstaltungen (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nachzuweisen durch mindestens eine Referenz aus den letzten drei Jahren mit Angaben zum Auftraggeber (einschließlich Ansprechpartner), Auftragszeitraum, Projektvolumen und Angaben zum Projekterfolg auf insgesamt maximal einer Seite (DIN-A 4). - Nachweis über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung des Bieters über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung bezogen auf die fachlichen Herausforderungen des Auftrags. Nachzuweisen durch eine kurze Darstellung ihrer einschlägigen Erfahrungen und Qualifikationen, ihrer Zuordnung zu den jeweiligen Aufgabenfeldern, der Größe der jeweiligen Teams und ihrer Verfügbarkeit. Bedingungen an die Auftragsausführung: - Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 531 - Eigenerklärung Ausschlussgründe (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 521 - Erklärung Eignungsleihe (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 534a - Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe (mittels Eigenerklärung vorzulegen): Formular 533a - Preisblatt: ausgefülltes Dokument Preisblatt 16. Angabe der Zuschlagskriterien Wertungsmethode: Wirtschaftlich günstigstes Angebot gemäß der im Anschreiben oder den Vergabeunterlagen angegebenen Kriterien. 18. Sonstiges I.Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder im Ausnahmefall per E-Mail darauf hinzuweisen: Ministerium für Kultur und Wissenschaft des Landes Nordrhein-Westfalen Frau Jessica Klein Referat Z.14 40190 Düsseldorf E-Mail: vergabestelle@mkw.nrw.de II. Informationen und Kommunikation Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW. Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Vorschriften. Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW zu richten. Im Interesse der Effektivität werden Fragen des Bieters erbeten bis spätestens zum: 10.10.2024. Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 17.10.2024 zur Kenntnis gegeben. Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 10.10.2024 Teilnahmebedingungen VHB NRW Formular 412 01/2020 Auftragsbekanntmachung Öffentliche Ausschreibung 5 25.09.2024 15:48 Uhr - VMS 11.4.1.0719 Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu überprüfen: Erklärung Ausschlussgründe (Formular 521) Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu überprüfen: - Vom Bieter erstellte Beschreibung seines Unternehmens - Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu überprüfen: - Eigenerklärung des Bieters über die Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei der Vorbereitung und Durchführung von öffentlichen Veranstaltungen mit ähnlichen Leistungen, wie sie hier ausgeschrieben sind - Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei der Vorbereitung und Umsetzung von Kommunikationsstrategien sowie der Presse- und Medienarbeit für öffentliche Veranstaltungen - Erfahrungen mit Veranstaltungen in dem Bereich der politischen Bildung, insbesondere mit mobilen Veranstaltungsformaten der aufsuchenden politischen Bil-dung, z.B. vergleichbar mit der Demokratietour der Landeszentrale - Erfahrungen mit Veranstaltungen, bei denen außergewöhnliche Anforderungen an die Sicherheitsrelevanz gestellt werden Sonstige Bedingungen - ggfs. Bewerber-/Bietergemeinschafterklärung (Formular 531) gemäß Ziffer 4 der Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes - beim Einsatz von anderen Unternehmen zur Eignungsleihe: Erklärung Eig-nungsleihe (Formular 534a EU) gemäß Ziffer 5 der Bewerbungs- und Vergab-ebedingungen des Landes - beim Einsatz von Unterauftragnehmern: Informationen zu Unteraufträgen bei Angebotsabgabe (Formular 533a EU) gemäß Ziffer 5 der Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes Bekanntmachungs-ID: CXS7YYPY1V7Y7X54 Source: 4 https://service.bund.de/IMPORTE/Ausschreibungen/vmp-nrw/2024/09/205700.html Data Acquisition via: p8000000 -------------------------------------------------------------------------------- Database Operation & Alert Service (icc-hofmann) for: The Office for Official Publications of the European Communities The Federal Office of Foreign Trade Information Phone: +49 6082-910101, Fax: +49 6082-910200, URL: http://www.icc-hofmann.de